Problem: Sie haben versehentlich einige der Word-eigenen AutoTexte gelöscht, sodass jetzt einige Kategorien leer sind. Die Word-eigenen AutoTexte werden in der NORMAL.DOT – der Standard-Dokumentvorlage – gespeichert. Word legt diese beim erstmaligen Start automatisch an. Über eine Funktion zum späteren Wiederherstellen der Standard-AutoTexte verfügt Word leider nicht.

Lösung: Um die versehentlich gelöschten, Word-eigenen AutoTexte wieder zurückzubekommen, sind einige Schritte notwendig. Denn Sie müssen zuerst Ihre vorhandene NORMAL.DOT sichern, Word eine neue NORMAL.DOT anlegen lassen, die neue Datei umbenennen, Ihre NORMAL.DOT rücksichern und dann die AutoTexte aus der umbenannten Datei in Ihre NORMAL.DOT übernehmen. Und so gehen Sie dazu vor:

Beachten Sie: Word speichert in der NORMAL.DOT nicht nur AutoTexte, sondern auch Makros, Formatvorlagen und eigene Symbolleisten. Wenn Sie Ihre NORMAL.DOT durch eine neue austauschen, müssen Sie deshalb mithilfe der hier beschriebenen Vorgehensweise die Daten aus der alten NORMAL.DOT in die neue übernehmen.

Schließen Sie alle zurzeit geöffneten Programme.
Öffnen Sie den Windows-Explorer und drücken Sie die Taste "F3". Jetzt öffnet sich das Suchen-Dialogfenster, in dem Sie nach der Datei NORMAL.DOT suchen, die sich standardmäßig in Ihrem Vorlagenordner befindet.
Benennen Sie die Datei NORMAL.DOT in NORMAL-ORG.DOT um. Notieren Sie sich außerdem den Pfad zu der Datei.
Nachdem Sie Ihre Originalversion der NORMAL.DOT umbenannt haben, starten Sie Word. Anschließend schließen Sie Word gleich wieder. Daraufhin legt Word eine neue NORMAL.DOT an, in der sich wieder alle AutoTexte befinden.
Jetzt müssen Sie die in Ihrer Original-NORMAL.DOT gespeicherten eigenen AutoTexte, Makros, Symbolleisten und Formatvorlagen in die neue NORMAL.DOT übernehmen. Starten Sie hierzu Word erneut und rufen Sie das Menü "Extras-Makro-Makros" auf.
Klicken Sie in dem Dialogfenster "Makros" auf die Schaltfläche "Organisieren".
Jetzt landen Sie im Dialogfenster "Organisieren". Das Dialogfenster ist weitgehend symmetrisch aufgebaut. Im rechten Teil des Listenfeldes "In Normal.Dot" befinden sich die Einträge aus Ihrer neuen NORMAL.DOT.
Im linken Teil werden zurzeit die Daten aus dem aktuellen Dokument, beispielsweise aus "Dokument 1" angezeigt. Klicken Sie deshalb im linken Teil auf die Schaltfläche "Datei schließen", die daraufhin in "Datei öffnen" umbenannt wird.
Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche "Datei Öffnen" klicken, erscheint das Öffnen-Dialogfenster. Hier wechseln Sie in den Ordner, in dem sich Ihre gesicherte Datei NORMAL-ORG.DOT befindet. Wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf "Öffnen".
Word öffnet jetzt die NORMAL-ORG.DOT und zeigt deren Daten in dem Dialogfenster auf der linken Seite an. Um einen AutoText aus der alten, umbenannten NORMAL-ORG.DOT in Ihre neue NORMAL.DOT zu übernehmen, markieren Sie in der Liste auf der linken Seite auf der Registerkarte "AutoText" den gewünschten AutoText und klicken auf die Schaltfläche "Kopieren >>". Daraufhin übernimmt Word den AutoText von links nach rechts in Ihre neue NORMAL.DOT.
Beachten Sie insbesondere bei den Einträgen auf der Registerkarte "AutoText", dass Sie nicht versehentlich neue Einträge in der neuen NORMAL.DOT mit alten Einträgen aus der NORMAL-ORG.DOT überschreiben.
Wiederholen Sie das Kopieren von allen benötigten Daten gegebenenfalls auf den restlichen drei Registerkarten "Symbolleisten, Makroprojektelemente" und "Formatvorlagen".
Wenn Sie alle Daten aus der alten NORMAL-ORG.DOT kopiert haben, verlassen Sie das Dialogfenster "Organisieren" und schließen Word. Beantworten Sie eine eventuell erscheinende Meldung zum Speichern der Änderungen an Ihrer NORMAL.DOT mit JA.

Ab sofort stehen Ihnen die versehentlich gelöschten AutoTexte und alle alten Einstellungen wieder zur Verfügung. Die anfangs gesicherte NORMAL-ORG.DOT können Sie jetzt löschen.

Zeilen-Lineal - Der Trick mit der ALT-Taste

Als mausgewohnter PC-Anwender vernachlässigt man manchmal wichtige Steuerungsmöglichkeiten, die nur beim Einsatz der Tastatur möglich sind. Eine solche Funktion, die Maus- und Tastaturbedienung kombiniert, ist das präzise Einstellen von Millimetern und Bruchteilen davon in Word.

Wenn Sie in Word einen Seitenrand oder einen Einzug einstellen möchten, greifen Sie im Zeilenlineal über Ihrem Dokument mit der linken Maustaste das betreffende Symbol und schieben es an die gewünschte Position. Dabei "springt" das Markierungssymbol jedoch in Schritten von etwa 2,5 mm und es ist keine präzise Einstellung einer beliebigen Position möglich.

Mit "Know-how" geht's viel präziser: Wenn Sie nach dem Betätigen der Maustaste noch die Taste "ALT" festhalten, blendet Word ein sehr genaues Zeilenlineal hinzu, das Ihnen den Seitenaufbau in cm anzeigt und zudem ein stufenloses Arretieren der Markierungen für den Seitenaufbau erlaubt. Neben den Rändern und Einzügen können Sie diesen praktischen Trick sinngleich auch beim Einrichten von Tabstopps verwenden.

Dieser Tipp stammt aus der Redaktion des PC-Anwender-Handbuchs. Weitere Tipps finden Sie hier:

Tabellenwert - Aktueller Tabellenwert in Ihren Fließtext

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Problem: Angenommen, Sie haben ein Word-Dokument mit Word-eigenen Tabellen angelegt, zum Beispiel um den Energieverbrauch zu ermitteln und an alle Mieter weiterzugeben. Im Text gibt es dabei einige Passagen, die sich auf einzelne Tabellenzellen beziehen. Nun passiert es immer wieder, dass sich der Inhalt der Tabellen nachträglich ändert. Das hat zur Folge, dass Sie alle Textstellen, in denen Sie auf einen Zelleninhalt verweisen, nachträglich manuell korrigieren müssen.

Hintergrund: Zwischen dem Inhalt der Tabellenzellen und dem Text außerhalb der Tabelle bestehen leider im Moment keinerlei "Beziehungen". Auch wenn die Texte identisch sind, handelt es sich für Word um zwei völlig unterschiedliche Texte. Deshalb sind Änderungen immer doppelt durchzuführen.

Lösung: Nutzen Sie bei Verweisen auf den Inhalt der Tabellen die Ref-Feldfunktion. Dann müssen Sie künftig nur noch den Inhalt der Tabelle ändern, der Verweis im Text wird auf Tastendruck automatisch aktualisiert. Und so geht's:

Im ersten Schritt müssen Sie dem Text der Tabellenzelle, auf die Sie in Ihrem Text verweisen möchten, eine Textmarke zuweisen. Da die Textmarke nur den Text, nicht jedoch das Zellenende-Zeichen beinhalten darf, schalten Sie zuerst über die Tastenkombination "Strg+Umschalt+*" die Anzeige der nichtdruckbaren Zeichen ein.
Markieren Sie jetzt den Zelleninhalt. Dabei darf das Zellenende-Zeichen nicht markiert sein. Beachten Sie: Wenn Sie bei der Zuweisung der Textmarke die komplette Zelle einschließlich des Zellenende-Zeichens markieren, erscheint bei der Feldfunktion später eine einzelne Zelle mit Inhalt anstelle des reinen Zelleninhalts.
Rufen Sie nun das Menü "Einfügen-Textmarke" auf. Geben Sie in dem Textfeld "Textmarkenname" (Word 2003/2002) bzw. "Name der Textmarke" (Word 2000/97) einen eindeutigen Namen ein. Beachten Sie: Jeder auf diese Weise gekennzeichnete Zelleninhalt muss einen eigenen Namen erhalten.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Nun kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.

Um im Text auf den Inhalt zu verweisen, rufen Sie das Menü "Einfügen-Feld" auf. Wählen Sie in dem Dialogfenster bei "Kategorie" die Auswahl "Alle" und bei "Feldnamen" den Eintrag "Ref".
Word 2003/2002: Klicken Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke an und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf "Ok".
Word 2000/97: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen". Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster "Optionen für Felder", in dem Sie auf die Registerkarte "Textmarken" wechseln. Markieren Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Bestätigen Sie das Dialogfenster "Optionen für Felder" und das Dialogfenster "Feld" mit einem Klick auf "Ok".
Word fügt daraufhin an der aktuellen Cursorposition eine Feldfunktion mit einem Verweis auf den Zelleninhalt ein. Sollten Sie anstelle des Zelleninhaltes die Feldfunktions-Formel in der Form {REF Textmarkenname} angezeigt bekommen, drücken Sie die Tastenkombination "Alt+F9".

Wenn Sie ab sofort den Zelleninhalt ändern, können Sie mit zwei Tastenkombinationen den kompletten Text aktualisieren: Drücken Sie zuerst Strg+A, um das komplette Dokument zu markieren. Anschließend drücken Sie F9, um alle Feldfunktionen in Ihrem Dokument auf den neuesten Stand zu bringen.

Grafiken in Word exakt an der gewünschten Position

Das Einfügen von Grafiken an einer ganz bestimmten Stelle in einem Textdokument ist in Word eine echte Herausforderung. Denn über die Zwischenablage ("Bearbeiten/Einfügen") oder über "Einfügen/Grafik/Aus Datei" importierte Bilder positionieren sich ohne weitere Vorbereitungen nur innerhalb des aktiven Absatzes und lassen auch nur die Ausrichtung innerhalb des Absatzes linksbündig, zentriert oder rechtsbündig zu.

Doch mit diesem Profi-Trick positionieren Sie Bilder pixelgenau an jeder gewünschten Position:

Erzeugen Sie zunächst in Ihrem Textdokument einen Positionsrahmen. Dazu rufen Sie "Einfügen/Textfeld" auf und ziehen mit der Maus im Dokument einen Positionsrahmen in der gewünschten Größe auf.
Bei aktivem Cursor in Ihrem Positionsrahmen importieren Sie dann Ihre Grafik mittels der Zwischenablage oder "Einfügen/Grafik/ ...".
Nun klicken Sie auf den Rand des Positionsrahmens, der bei Markierung erheblich breiter wird und eine Art Punktmuster zeigt. Diesen Rahmen können Sie nun inklusives Ihres Bildes an jede Position des Dokuments verschieben.
Als sehr störend erweist sich allerdings noch, dass der Positionsrahmen über das Dokument ruckelt, anstatt weich zu gleiten. Grund hierfür ist ein unsichtbares Raster, das Word über das Dokument legt und an dem sich alle Elemente ausrichten. Sie tricksen diesen unschönen Effekt aus, indem Sie die Taste [ALT] festhalten und erst dann den Positionsrahmen mit der linken Maustaste greifen. Nun können Sie wirklich pixelgenau und butterweich Ihre Grafik positionieren.

Tabellen - Inhalte in Tabellen-Zellen einfach drehen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Werden die Tabellen-Spalten sehr schmal, wird der Text in den Zellen mangels Platz oftmals sehr unglücklich in mehrere Zeilen verteilt. Abhilfe schafft das Drehen des Textes um 90 Grad, so dass der Text in der Zelle von unten nach oben positioniert wird:

Markieren Sie eine oder mehrere Zellen, deren Text-Inhalt Sie um 90 Grad drehen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen, worauf das Kontextmenü erscheint. Wählen Sie hier den Eintrag "Absatzrichtung" (Word 2003/2002) bzw. "Textrichtung" (Word 2000/97).
Es erscheint nun ein kleines Dialogfenster, in dem Sie bei "Orientierung" (Word 2003/2002), "Ausrichtung" (Word 2000) bzw. "Textflussrichtung" (Word 97) auf das linke der drei Beispiele klicken.
Wenn Sie das Dialogfenster nun mit "Ok" schließen, wird der Text in den markierten Zellen wunschgemäß gedreht.

Wenn Sie vor dem Drehen mehrere Zellen markieren, zeigt Word manchmal das Kontextmenü "Absatzrichtung" (Word 2003/2002) bzw. "Textrichtung" (Word 2000/97) nicht an. In diesem Fall müssen Sie weniger Zellen markieren und das Drehen in mehreren Schritten nacheinander durchführen.

Beachten Sie: Für das Zentrieren des Textes in der Zellenmitte genügt der Klick auf die Zentrieren-Schaltfläche in der Format-Symbolleiste nicht. Denn mit dieser Zentrieren-Funktion können Sie den gedrehten Text nur horizontal zwischen oberem und unterem Zellenrand zentrieren. Vielmehr müssen Sie in diesem Fall die Zelle markieren und das Menü "Tabelle-Tabelleneigenschaften", Registerkarte "Zelle" aufrufen und hier auf "Zentriert" klicken (steht nur in Word 2003/2002/2000 zur Verfügung).

Formatierungen - So entfernen Sie störende Word-Formatierungen

In umfangreichen Word-Dokumenten arbeiten Sie in aller Regel mit einer Vielzahl von Formatierungen für Ihren Text. Aber nicht immer benötigen Sie die manuell erstellten Formatierungen für alle Textabschnitte. Mit den folgenden Tastenkombinationen entfernen Sie die Formatierungen an den unerwünschten Positionen blitzschnell wieder:

STRG+LEERTASTE entfernt alle manuellen Zeichenformate aus den markierten Absätzen. Formate wie z. B. "kursiv" und "unterstrichen" bleiben nur erhalten, wenn sie in den Formatvorlagen definiert sind.
STRG+Q entfernt alle manuellen Absatzformate und setzt auf die Standard-Formatierungen oder Global-Formatvorlagen zurück.
STRG+UMSCHALTTASTE+N weist markierten Absätzen die Global-Formatvorlage "Standard" zu.

Dieser Tipp stammt aus der Redaktion des PC-Anwender-Handbuchs. Weitere Tipps finden Sie hier:

Tabellenzeilen komfortabel verschieben

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Immer wieder müssen Sie einzelne Zeilen in einer Tabelle an eine andere Stelle verschieben – zum Beispiel dann, wenn Sie nachträglich Daten eingefügt haben und jetzt eine andere Sortierung benötigen. Aber das Verschieben ist ganz schön mühsam, wenn man jede Zeile auf die herkömmliche Weise markiert, ausschneidet und anderswo wieder einfügt. Viel schneller geht es so:

Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie verschieben wollen.
Halten Sie die Tasten "Alt+Umschalt" gedrückt.
Bewegen Sie die Zeile dann mit "Cursor unten/Cursor oben" an die gewünschte Position.
Lassen Sie die Tasten wieder los und die Zeile steht an ihrer neuen Position.

Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch in der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen!

Bilder in Word: Ab sofort perfekt frei platzieren

Sie möchten Ihre Einladung mit einem Bild verschönern? Oder die Wegbeschreibung zur nächsten Wanderung möchten Sie mit Bildern interessanter Zwischenstationen bereichern? Doch nachdem Sie das Bild eingefügt haben, lässt es sich partout nicht frei platzieren. Was Sie tun müssen, damit Ihre Bilder endlich am richtigen Platz erscheinen, lesen Sie hier:

Wenn Sie in Word über das Menü "Einfügen-Grafik", Befehl "Aus Datei" ein Bild aus einer Datei oder mit dem Menü "Bearbeiten", Befehl "Einfügen" ein Bild aus der Windows-Zwischenablage in Ihr Dokument einfügen, wird dieses an der aktuellen Cursorposition platziert. (In Word 97 muss dabei das Kontrollkästchen "Über den Text legen" ausgeschaltet sein.) Dabei wird unter Umständen der nachfolgende Text verschoben, damit das Bild Platz findet.

Das Bild können Sie jetzt beispielsweise markieren und über das Menü "Bearbeiten", Befehl "Ausschneiden" und das Menü "Bearbeiten", Befehl "Einfügen" an einer anderen Stelle in Ihrem Dokument platzieren. Der Text um das Bild herum verhält sich aber immer gleich: Das Bild "verdrängt" Ihren Text.

Lösung: Damit Sie das Bild unabhängig von Ihrem Text auf der Seite positionieren können, müssen Sie das Bild nach dem Einfügen wie folgt bearbeiten:

Word 2003, 2002/XP und 2000:

Markieren Sie das Bild und rufen Sie das Menü "Format", Befehl "Grafik" auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Layout" und klicken Sie bei "Umbruchart" auf die Auswahl "Rechteck".
Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK".

Besonderheiten in Word 2003 und 2002/XP:

In Word 2003 und 2002/XP können Sie im Menü "Extras", Befehl "Optionen" auf der Registerkarte "Bearbeiten" bei dem Dropdown-Listenfeld "Bild einfügen als" festlegen, ob das Bild "Mit Text in Zeile" (= Standardeinstellung) oder in einer frei positionierbaren Position eingefügt wird. So sparen Sie sich je nach Einstellung und Arbeitsweise das nachträgliche, freie Positionieren des Bildes.
Wenn Sie in Word 2003 und 2002/XP über "Einfügen-Grafik", Befehl "Clipart" Bilder aus der ClipArt-Bibliothek in Ihrem Dokument platzieren, hängt die Einfügeart vom Dateiformat des Bildes ab: Handelt es sich um ein Foto, eine Skizze oder ein Bild, muss dieses zum freien Verschieben, wie zuvor beschrieben, nachbearbeitet werden. Handelt es sich bei dem ClipArt (G) um ein Symbol, wird dieses als AutoForm eingefügt und überlagert bereits von Haus aus Ihren Text. Allen ClipArt-Typen können Sie über das Format-Menü nachträglich eine andere Positionierungsart zuweisen

Kopf/Fußzeilen - Unterschiedlich für gerade/ungerade Seiten festlegen

Professionelle Dokumente mit individuellen Kopf- und Fußzeilen gestalten

Vor allem beim Anlegen von umfangreichen Dokumenten wie Projektberichten oder technischen Dokumentationen, die doppelseitig gedruckt werden, wirken gleich aussehende Kopf- und/oder Fußzeilen wenig professionell.

Typischerweise sollen Kopf- und Fußzeilen in diesem Fall auf der ersten Seite unterdrückt werden. Außerdem soll die Seitenzahl auf Seiten mit gerader bzw. ungerader Seitennummer jeweils links- bzw. rechtsbündig in der Fußzeile erscheinen. Das lässt sich in Word ganz einfach einrichten:

So bleiben Kopf- und Fußzeile der ersten Seite leer

Rufen Sie das Menü Datei-Seite einrichten auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout (Word 2003/2002) bzw. Seitenlayout (Word 2000/97).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Seite anders und Gerade/Ungerade anders. Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
Setzen Sie den Cursor in die erste Seite und wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Word zeigt daraufhin die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile an.
Löschen Sie alle Inhalte in der Kopf- und in der Fußzeile und klicken Sie auf Schließen. Die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite bleibt jetzt leer.

Seitenzahlen für Fußzeilen einfach abwechselnd links- und rechtsbündig einfügen

Setzen Sie den Cursor in die zweite Seite des Dokuments und wählen Sie wieder das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Wechseln Sie mit dem Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln in die Fußzeile.
Definieren Sie jetzt die Fußzeile, die auf den Seiten mit gerader Seitenzahl (2, 4, 6, 8 ...) erscheinen soll. Fügen Sie mit dem Symbol Seitenzahl einfügen die Feldfunktion für die Seitenzahl ein. Formatieren Sie die Seitenzahl linksbündig, damit sie im ausgedruckten und gebundenen Dokument jeweils außen erscheint. Klicken Sie dann auf Schließen.
Setzen Sie den Cursor nun in die dritte Seite des Dokuments und wählen Sie noch einmal Ansicht-Kopf- und Fußzeile.
Bestimmen Sie hier die Fußzeile für die Ausgabe auf Seiten mit ungeraden Seitenzahlen (3, 5, 7, 9 ...) wie in Schritt 2 beschrieben. Formatieren Sie die Seitenzahl diesmal rechtsbündig. Am Ende klicken Sie wieder auf Schließen.

Sie haben die Fußzeilen nun so definiert, dass auf der ersten Seite nichts, auf geraden Seiten eine linksbündige Seitenzahl und auf ungeraden Seiten eine rechtsbündige Seitenzahl erscheint.

Hinweis: Natürlich lassen sich auch die Kopfzeilen, wie gerade beschrieben, für gerade und ungerade Seiten unterschiedlich einrichten, zum Beispiel mit abwechselnd links- und rechtsbündigen Kapitelüberschriften.

Silbentrennung - Automatische Silbentrennung ab sofort perfekt

Die 4 häufigsten Silbentrennungsprobleme und ihre Lösungen

Die automatische Silbentrennung sorgt dafür, dass Wörter am Satzende so getrennt werden, dass in einer Zeile keine störenden Lücken mehr entstehen. Ihr Text erscheint wie aus einem Guss. Lesen Sie hier, wie Sie die Unzulänglichkeiten der automatischen Silbentrennung ganz schnell in Ihrem Sinne abstellen.

Problem 1: Word trennt nur Wörter, die es kennt

Ob ein Wort getrennt werden soll, entscheidet Word anhand der Einstellung im Menü Extras-Sprache-Silbentrennung selbstständig. An welcher Stelle das Wort getrennt wird, ermittelt Word über ein eigenes Silbentrennungs-Lexikon. Dieses kann aber im Gegensatz zum Rechtschreiblexikon nicht mit zusätzlichen Einträgen ergänzt werden.

Lösung: Damit Sie auch Wörter trennen können, die Word nicht kennt, nutzen Sie den bedingten Trennstrich: Fügen Sie in einem Wort an den Stellen den bedingten Trennstrich ein, an denen Word das Wort trennen kann. Wenn Sie die Tastenkombination Strg+- (Minuszeichen) drücken, wird an der aktuellen Cursorposition ein kleiner Trennstrich mit einem horizontalen Querstrich am Ende eingefügt. Der Vorteil des bedingten Trennstrichs ist, dass dieser nur dann gedruckt wird, wenn das Wort am Zeilenende an einem bedingten Trennstrich getrennt wird. In allen anderen Fällen wird der Trennstrich beim Drucken ignoriert. Deshalb können Sie in Ihrem Text den bedingten Trennstrich bedenkenlos an allen Trennpositionen einfügen.

Problem 2: Ein einzelner Absatz soll von der automatischen Silbentrennung ausgenommen werden

Die automatische Silbentrennung können Sie nur für eine komplettes Dokument ein- oder ausschalten.

Lösung: Damit ein Absatz - zum Beispiel eine zweizeilige Überschrift - nicht getrennt wird, gehen Sie wie folgt vor:

Positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, in dem Sie keine automatische Silbentrennung benötigen.
Rufen Sie das Menü Format-Absatz auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch (Word 2003/2002), Zeilen- und Seitenwechsel (Word 2000) bzw. Textfluß (Word 97).
Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Keine Silbentrennung ein und schließen Sie das Dialogfenster mit Ok.

In dem aktuellen Absatz erfolgt jetzt keine automatische Silbentrennung mehr, eventuell vorhandene automatische Trennstriche werden entfernt. Beachten Sie, dass bedingte Trennstriche bestehen bleiben.

Problem 3: Die Trennung von zwei zusammengehörenden Wörtern vermeiden

In jedem Text gibt es Wortkombinationen, die am Zeilenende möglichst nicht getrennt werden dürfen. So sollte beispielsweise der Titel „Dr.“ nicht vom nachfolgenden Namen getrennt werden.

Lösung: Damit Word zwei Wörter immer zusammenhält, fügen Sie zwischen den Wörtern keinen normalen Leerschritt mit der Leertaste ein, sondern drücken die Tastenkombination Strg+Umschalt+Leertaste. Daraufhin wird ein geschützter Leerschritt eingefügt. Sofern Sie die Darstellung der Sonderzeichen mit Strg+Umschalt+* eingeschaltet haben, erscheint anstelle des einfachen Punktes jetzt ein kleiner Kreis. Am Zeilenende werden nun bei Bedarf beide Wörter in die nächste Zeile verschoben.

Wenn Sie den geschützten Leerschritt einsetzen, sollten Sie in den so zusammengehaltenen Wörtern bedingte Trennstriche einfügen. So kann Word die Wörter bei Bedarf trennen und für ein ausgeglichenes Schriftbild sorgen; zwischen den beiden Wörtern wird jedoch nicht getrennt.

Problem 4: Trennung bei einem Trennstrich vermeiden

Gleichgültig, ob es sich um einen Doppelnamen wie „Müller-Schulz“ oder eine Telefon-Durchwahl im Stil von „987-12“ handelt, das Wort sollte am Ende einer Zeile nicht am Trennstrich in zwei Teile getrennt werden.

Lösung: Damit Word den Trennstrich nicht für den Zeilenumbruch nutzt, fügen Sie anstelle des normalen Trennstrichs einen geschützten Trennstrich ein: Zwei Wörter, die per Strg+Umschalt+Minuszeichen verbunden sind, werden von Word nicht mehr am Trennstrich getrennt.

Beachten Sie, dass der geschützte Trennstrich auf dem Bildschirm länger und dünner als ein normaler Trennstrich erscheint. In der Seitenansicht oder auf dem Ausdruck wird er aber in der gleichen Weise wie der normale Trennstrich gedruckt.

Wenn Sie den geschützten Trennstrich einsetzen, sollten Sie auch hier in den so zusammengehaltenen Wörtern bedingte Trennstriche einfügen, damit Word bei Bedarf an anderer Stelle trennen kann.

Seitenzahlen erst ab Seite 3 einfügen

Seitennummerierung wie gewünscht anpassen

Sie möchten die ersten beiden Seiten bei der Seitennummerierung überspringen? Zum Beispiel erst ab Seite 3 mit der entsprechenden Seitenzahl in der Fußzeile beginnen.

Der Trick besteht darin, die ersten beiden Seiten ohne Seitenzahl, in einen eigenen Abschnitt zu setzen und die erste Zahl für die Seitennummerierung auf „3“ zu setzen. So gehen Sie dafür vor:

Setzen Sie den Cursor hinter die letzte Zeile der zweiten Seite.
Rufen Sie das Menü Einfügen-Manueller Umbruch (Word 2003/2002) bzw. Einfügen-Manueller Wechsel (Word 2000/97) auf.
Aktivieren Sie unter Abschnittswechsel die Option Nächste Seite und bestätigen Sie mit Ok. Anschließend erkennen Sie an der Markierung „Abschnittswechsel (Nächste Seite)“ (schalten Sie bei Bedarf die Sonderzeichen mit Strg+Umschalt+* ein), dass Word die ersten beiden Seiten in einen eigenen Abschnitt gesetzt hat.
Setzen Sie den Mauszeiger in die dritte Seite Ihres Dokuments.
Wechseln Sie in die Fußzeile, indem Sie Ansicht-Kopf- und Fußzeile aufrufen und über das Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile in die Fußzeile gehen. Die Fußzeile trägt die Bezeichnung „Fußzeile -Abschnitt 2-“.
Lösen Sie die Verbindung zum ersten Abschnitt mit den ersten beiden Seiten und damit auch zu ihren Fußzeilen mit einem Klick auf Wie vorherige. Das Symbol erscheint anschließend ausgeblendet.
Rufen Sie zum Einfügen der Seitenzahlen das Menü Einfügen-Seitenzahlen auf. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format.
Geben Sie im Dropdown-Feld Beginnen mit die Zahl „3“ ein.
Bestätigen Sie beide Dialogfenster mit Ok. Word fügt nun die erste Seitenzahl „3“ auf der Seite 3 ein. Die ersten beiden Seiten erhalten dagegen keine Seitenzahl.
Schließen Sie die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht mit einem Klick auf Schließen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile.
Klicken Sie auf das Symbol Seitenansicht in der Standard-Symbolleiste und kontrollieren Sie Ihre Seitenzahlen.

Fußnoten professionell

Formatieren Sie Fußnoten komfortabel

In dem Dialogfenster, das Word vor dem Einfügen einer Fußnote anzeigt, stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten für Fußnoten zur Auswahl. Sie betreffen aber hauptsächlich die Form der Fußnoten-Nummerierung, die nur selten anzupassen ist.

Viel wichtiger sind in der Regel die Schriftformatierungen und Absatzeinzüge von Fußnoten. Um diese Formate anzupassen, bearbeiten Sie die Formatvorlage für Fußnoten. Wenn Sie für Ihren Text eine spezielle Dokumentvorlage angelegt haben, sollten Sie die Änderungen direkt in dieser Dokumentvorlage vornehmen.

In Word 2003/2002 gehen Sie zum Anpassen der Formatvorlagen wie folgt vor:

Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und Formatierung auf.
Daraufhin öffnet sich der Aufgabenbereich mit einer Übersicht der verwendeten Formatierungen. Standardmäßig wird das Fußnotenformat hier noch nicht angezeigt. Deshalb öffnen Sie jetzt die Dropdown-Liste Anzeigen am unteren Rand des Aufgabenbereichs und wählen darin den Eintrag Benutzerdefiniert.
Versehen Sie die Kontrollkästchen Fußnotentext und Fußnotenzeichen per Mausklick mit einem Häkchen. Danach bestätigen Sie die neue Auswahl mit Ok.
Wählen Sie im Aufgabenbereich die Formatierung Fußnotentext. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Namen der Vorlage und klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil, der rechts neben dem Vorlagennamen erscheint. In der aufklappenden Liste wählen Sie Ändern.
Nun können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Format beispielsweise die Schriftart, das Absatzformat und weitere Layoutoptionen der Formatvorlage bearbeiten.
ie Änderungen bestätigen Sie schließlich mit Ok.

Layouts mit "Blindtext"

Beim Entwerfen eines Layouts setzt man häufig so genannten "Blindtext" ein. Das ist beliebiger Text, der als Füllmasse dient, mit deren Hilfe man Elemente auf einer Seite platzieren und einen Eindruck davon gewinnen kann, wie das Layout später wirken wird.

Word bietet dafür eine wenig bekannte Funktion an, mit der man den Text "Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern" beliebig oft an der aktuellen Cursorposition ausgeben kann. (Wenn Sie sich über den seltsamen Satz wundern, dann achten Sie einmal auf die Buchstaben – der Satz geht einmal quer durchs Alphabet, es fehlen lediglich die Umlaute.)

So ist es möglich, während der Arbeit am Layout rasch etwas Blindtext einzufügen, ohne Word verlassen und sich Text aus anderer Quelle kopieren zu müssen.

Wenn Sie zu Beginn einer Zeile folgende Funktion eingeben

= rand()

und anschließend die Eingabetaste betätigen, dann fügt Word an dieser Stelle den erwähnten Satz in drei Absätzen zu fünf Sätzen ein.

Sie können die Zahl der Sätze und Absätze auch explizit angeben:

=rand(AnzahlAbsätze, AnzahlSätze)

Mit der Eingabe von

Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern. Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern. Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern. Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern. Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern

Symole Große Symbole sorgen für mehr Übersicht

Moderne Monitore packen immer mehr Informationen auf immer größere Flächen. Das ist einerseits zwar sehr nützlich, bietet eine höhere Auflösung doch auch mehr Platz für die eigene Arbeit. Andererseits führt dies dazu, dass die Symbole auf der Symbolleiste der Office-Programme sehr klein geraten – für manche Leute entschieden zu klein. Doch während man in Excel, Word & Co. das aktuelle Dokument über die Zoomfunktion fast beliebig vergrößern kann, sucht man eine ähnliche Funktion für die Symbolleiste leider vergebens.

Doch es gibt Abhilfe. Es ist zwar nicht möglich, die Symbole ähnlich frei zu skalieren wie die Dokumente, aber man kann sie immerhin auf ungefähr die doppelte Größe bringen.

Rufen Sie im Menü der Office-Applikation den Punkt Extras > Anpassen auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Optionen.
Wählen Sie hier im Abschnitt Andere den Punkt Große Symbole und klicken Sie auf Schließen.

Serienbrief -So findet Ihr Serienbrief die Excel-Datenquelle ohne Fehlermeldung

Wie Sie den Import-Filter selbst bestimmen

Sie haben in Word 2003/2002 einen Word-Serienbrief mit einer Excel-Datenquelle verbunden und bei den Daten eine Sortierung bzw. eine Datensatzselektion durchgeführt: Dann kann es Ihnen passieren, dass, wenn Sie den Serienbrief zu einem späteren Zeitpunkt öffnen, Sie eine Meldung erhalten, dass Word die Datenquelle nicht mehr findet – obwohl die Excel-Datei unverändert zur Verfügung steht. Erst nachdem Sie die Datenquelle erneut verbunden haben, können Sie wieder auf die Daten zugreifen. Wenn Sie die Excel-Datenquelle dagegen ohne Sortierung/Selektion nutzen, tritt das Problem nicht auf.

Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, bei dem die Sortierung/Selektion nicht gespeichert werden kann, sodass Sie die Datenquelle jedes Mal erneut verbinden müssen.

Stellen Sie Word ab sofort so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter. Und so geht’s:

Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit Ok. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft. Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent aufrufen.
Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: Briefe.
Machen Sie im zweiten Schritt beispielsweise das aktuelle Dokument zum Serienbrief.
Wählen Sie in Schritt 3 die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken Sie auf Durchsuchen. Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Aufgrund der Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein erscheint daraufhin ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier die Option Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw) und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Im nächsten Dialogfenster lassen Sie die Einstellung Gesamte Arbeitsmappe ausgewählt, das Kontrollkästchen Format für Seriendruck muss ausgeschaltet sein. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen.
Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit Ok bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

So bleibt die Datenquelle dauerhaft verbunden

Werden die Adressen auf diese Weise mit Ihrem Serienbrief verbunden, erscheint beim späteren Laden des Serienbriefs nur noch die aus Schritt 7 der Schritt-für-Schritt-Anleitung bekannte Meldung, die Sie einfach mit Ok bestätigen. Die Datenquelle selbst bleibt aber dauerhaft mit der in Schritt 8 der Schritt-für-Schritt-Anleitung gewählten Auswahl mit dem Serienbrief verbunden

Falzmarkierung auf dem Briefbogen einfügen

Frage: Meine Word-Briefvorlage habe ich so gestaltet, dass die Empfängeranschrift exakt in das Fenster eines Briefumschlags vom Typ „DIN-Lang“ passt. So muss ich die Anschrift nicht nochmals auf den Umschlag schreiben. Wichtig dabei ist, dass der Brief korrekt gefaltet wird. Hier würde ich gerne in meiner Briefvorlage eine Falzmarke einfügen, einen kleinen Strich am linken Rand, der mir immer zeigt, wo ich falten muss. Wie geht so etwas in Word?

Antwort: Eine Falzmarke können Sie sowohl in Word 2003, Word 2002/XP, Word 2000 oder Word 97 in Ihrer Briefvorlage mit wenigen Schritten dauerhaft einfügen. Wenn Sie die folgenden Schritte durchführen, wird die Falzmarke dauerhaft und unverrückbar an der richtigen Stelle stehen. Das richtige Falten des Briefes fällt somit deutlich leichter. So geht’s:

1. Nur Word 2003 und Word 2002/XP (Ihre Word-Version können Sie in Word über das Menü ?, Befehl Info nachschlagen): Rufen Sie das Menü Extras auf und klicken Sie auf den Befehl Optionen. Es erscheint das Dialogfenster Optionen. Wechseln Sie hier auf die Registerkarte Allgemein. Schalten Sie hier das folgende Kontrollkästchen aus (das Kontrollkästchen darf nicht abgehakt sein): Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen. Schließen Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf das Kontrollkästchen OK.

2. Alle Word-Versionen: Rufen Sie das Menü Ansicht auf. Klicken Sie auf den Befehl Seitenlayout. Jetzt wird Ihr Brief so dargestellt, wie er später auch auf dem Drucker erscheint.

3. Klicken Sie nun erneut auf das Menü Ansicht, Befehl Symbolleisten. Jetzt klappt ein Menü mit allen verfügbaren Symbolleisten auf. Suchen Sie in dem Menü nach dem Befehl Zeichnen. Befindet sich vor dem Befehl Zeichnen ein Haken? Dann drücken Sie insgesamt dreimal die Esc-Taste, um alle geöffneten Menüs zu schließen.

Befindet sich vor dem Befehl kein Haken? Dann klicken Sie den Befehl mit der linken Maustaste an. Daraufhin wird die Symbolleiste Zeichnen (am unteren Rand des Word-Fensters) angezeigt und das Menü geschlossen.

4. Öffnen Sie Ihre Briefvorlage. Sobald die Briefvorlage geladen ist, rufen Sie das Menü Ansicht auf und klicken auf den Befehl Kopf- und Fußzeile. Um den Bereich, der für die Kopfzeile reserviert ist, erscheint jetzt eine gestrichelte Linie.

5. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf das Symbol Linie (das Symbol enthält eine von links oben nach rechts unten gerichtete Linie).

6. Wenn Sie nach dem Klick den Mauszeiger in Richtung Seitenmitte verschieben, hat sich dieser von einem Pfeil in ein kleines Fadenkreuz verwandelt.

7. Klicken Sie mit dem Fadenkreuz-Mauszeiger an den linken Blattrand Ihrer Briefvorlage. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Mauszeiger etwas nach rechts. Wenn Sie jetzt die Maustaste lösen, wird an der aktuellen Stelle eine kleine horizontale Linie gezeichnet. Sowohl die genaue Position als auch die Länge der Linie ist im Moment noch nicht wichtig, da Sie diese gleich noch korrekt platzieren werden.

Wichtig ist, dass die Linie tatsächlich horizontal verläuft und nicht etwa schräg. Hat das Zeichnen der Linie beim ersten Mal noch nicht perfekt geklappt, löschen Sie die Linie einfach durch Anklicken (die Linie wird mit zwei Ziehpunkten am Anfang und Ende markiert) und dem anschließenden Drücken der Taste Entf. Dann können Sie erneut eine Linie zeichnen.

8. Wenn Sie die horizontale Linie gezeichnet haben, lassen Sie diese markiert. Rufen Sie nun das Menü Format auf und klicken auf den Befehl AutoForm.

9. Hier befinden Sie sich automatisch auf der Registerkarte Farben und Linien. Ändern Sie die (Linien-) Stärke der Falzmarke auf 0,5 pt. Klicken Sie hierzu in dem Texteingabefeld, in dem die Stärke angezeigt wird, rechts auf den Pfeil nach unten.

10. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Größe. Hier wird die Länge der Linie festgelegt. Ändern Sie die Angabe im Texteingabefeld Breite auf 0,75 cm.

11. Jetzt muss die Falzmarke noch an der richtigen Position platziert werden.

Word 2003, Word 2002/XP, Word 2000: Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Weitere. Jetzt öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie sich auf der Registerkarte Bildposition befinden. Ändern Sie hier bei Horizontal den vorgegebenen Wert bei Absolute Position auf 0,5 cm. Rechts daneben wählen Sie in dem Dropdown-Listenfeld (G) rechts von die Auswahl Seite aus. Bei Vertikal ändern Sie den vorgegebenen Wert bei Absolute Position auf 10 cm. Im rechts daneben vorhandenen Dropdown-Listenfeld unterhalb stellen Sie die Auswahl Seite ein.

Achtung: Unter Umständen müssen Sie zuerst bei rechts von und unterhalb die Auswahl Seite einstellen, da sonst der Wert von Word automatisch geändert wird

Serienbrief - So findet Ihr Word-Serienbrief die Excel-Datenquelle ohne Fehlermeldung

Wie Sie den Import-Filter selbst bestimmen

Stellen Sie Word ab sofort so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter. Und so geht’s:

Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit Ok. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft. Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent aufrufen.
Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: Briefe.
Machen Sie im zweiten Schritt beispielsweise das aktuelle Dokument zum Serienbrief.
Wählen Sie in Schritt 3 die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken Sie auf Durchsuchen. Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Aufgrund der Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein erscheint daraufhin ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier die Option Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw) und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Im nächsten Dialogfenster lassen Sie die Einstellung Gesamte Arbeitsmappe ausgewählt, das Kontrollkästchen Format für Seriendruck muss ausgeschaltet sein. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen.
Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit Ok bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

So bleibt die Datenquelle dauerhaft verbunden

DIN-Seiten - 4 DIN-A5-Seiten auf einem DIN-A4-Blatt

Buchdruck leicht gemacht

Beim Buchdruck müssen nicht nur zwei A5-Seiten auf einem A4-Blatt im Querformat gedruckt werden. Hier kommt auch noch erschwerend hinzu, dass die Seiten nicht in der Seitenzahlreihenfolge zu drucken sind: Besteht der Ausdruck beispielsweise aus vier DIN-A5-Seiten, muss Seite 1 auf der Vorderseite des A4-Blattes auf der rechten Seite erscheinen, Seite 2 (links) und Seite 3 (rechts) auf der Rückseite der A4-Seite, Seite 4 ist wiederum auf der Vorderseite (links) zu platzieren.

Aus diesem Grund arbeiten Sie mit Textfeldern, die Sie beliebig verknüpfen können. Der Text fließt dann in der von Ihnen vorgegebenen Reihenfolge durch die Textfelder, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Textfelder auf den Seiten platziert werden.

Angenommen, es sollen vier DIN-A5-Seiten auf einem doppelseitigen DIN-A4-Blatt gedruckt werden, dann gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie ein neues, leeres Dokument an und ändern Sie über das Menü DATEI-SEITE EINRICHTEN die Ausrichtung auf QUERFORMAT.
Fügen Sie jetzt mit Strg+Return einen festen Seitenwechsel ein. Somit verfügen Sie über zwei leere DIN-A4-Seiten im Querformat.
Blenden Sie die Zeichnen-Symbolleiste ein und klicken Sie hier auf das Symbol TEXTFELD. Ziehen Sie auf der ersten Seite Ihres zweiseitigen Dokuments nacheinander zwei Textfelder auf. Die Textfelder müssen dabei jeweils eine Seitenhälfte (= DIN-A5-Seite) groß sein.
Wiederholen Sie das Einfügen der Textfelder auf der zweiten Seite.
Klicken Sie jetzt auf der ersten Seite den Rahmen des rechten Textfeldes mit der rechten Maustaste an. Daraufhin erscheint das Kontextmenü, in dem Sie die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN wählen.
Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt in eine Gießkanne. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der zweiten Seite auf dem linken Textfeld und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die beiden Textfelder sind nun miteinander verknüpft.
Klicken Sie auf der zweiten Seite auf den Rahmen des linken Textfeldes und wählen Sie wieder im Kontextmenü die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN. Anschließend klicken Sie auf der zweiten Seite auf das rechte Textfeld.
Wiederholen Sie den Vorgang ein drittes Mal: Diesmal klicken Sie auf den Rahmen des rechten Textfeldes auf der zweiten Seite, wählen im Kontextmenü die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN und klicken dann auf der ersten Seite auf das linke Textfeld.

Die Textfelder sind jetzt alle miteinander verknüpft. Wenn Sie im ersten Textfeld (rechtes Textfeld auf der ersten Seite) Text eingeben, wandert dieser – sobald das erste Textfeld gefüllt ist – in das zweite Textfeld, dann in das dritte und schließlich in das vierte Textfeld.

Grafiken - 2 zusammenhängende Grafiken gleichzeitig verschieben

Der Trick mit dem Positionsrahmen

Häufig müssen Grafiken, die zusammengehören, als Ganzes verschoben werden, um ein optisch ansprechendes Layout zu erhalten. Das ist einfacher als es auf den ersten Blick aussieht.

Der Trick: Setzen Sie die beiden Grafiken in einen Positionsrahmen. Dieser lässt sich dann mit den enthaltenen Grafiken beliebig mit der Maus platzieren. Und so geht’s.

Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-TEXTFELD auf und ziehen Sie ein Textfeld so groß auf, dass es beide Grafiken aufnehmen kann.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfeldes und wählen Sie aus dem Kontextmenü TEXTFELD FORMATIEREN.
Wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFELD und klicken Sie nun auf die Schaltfläche ZU POSITIONSRAHMEN UMWANDELN (Word 2003/2002/2000) bzw. KONVERTIEREN ZU POSITIONSRAHMEN (Word 97). Bestätigen Sie den folgenden Hinweis mit OK. Daraufhin wird aus dem Textfeld ein Positionsrahmen, in den sich die beiden Grafiken ganz einfach mit der Maus hineinziehen lassen.
Entfernen Sie jetzt noch die Rahmenlinien, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Positionsrahmens klicken und RAHMEN UND SCHATTIERUNG aus dem Kontextmenü wählen.
Wechseln Sie auf die Registerkarte RAHMEN und klicken Sie dann auf die Option OHNE. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Ziehen Sie die beiden Grafiken jetzt nacheinander an die gewünschte Stelle im Positionsrahmen.

Ab sofort platzieren Sie beide Grafiken gleichzeitig an der gewünschten Stelle, indem Sie nur den Positionsrahmen mit der Maus verschieben.

Tipp: Wenn Sie den Positionsrahmen nicht automatisch mit dem Text verschieben wollen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Positionsrahmen und wählen POSITIONSRAHMEN FORMATIEREN aus dem Kontextmenü. Deaktivieren Sie danach das Kontrollkästchen MIT TEXT VERSCHIEBEN und aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERANKERN. Ab sofort bleiben Ihre Grafiken auch dann an der Stelle stehen, an der Sie sie positioniert haben, wenn Sie weiteren Text einfügen.

So drucken Sie 4 DIN-A5-Seiten auf einem DIN-A4-Blatt

Buchdruck leicht gemacht

Angenommen, es sollen vier DIN-A5-Seiten auf einem doppelseitigen DIN-A4-Blatt gedruckt werden, dann gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie ein neues, leeres Dokument an und ändern Sie über das Menü DATEI-SEITE EINRICHTEN die Ausrichtung auf QUERFORMAT.
Fügen Sie jetzt mit Strg+Return einen festen Seitenwechsel ein. Somit verfügen Sie über zwei leere DIN-A4-Seiten im Querformat.
Blenden Sie die Zeichnen-Symbolleiste ein und klicken Sie hier auf das Symbol TEXTFELD. Ziehen Sie auf der ersten Seite Ihres zweiseitigen Dokuments nacheinander zwei Textfelder auf. Die Textfelder müssen dabei jeweils eine Seitenhälfte (= DIN-A5-Seite) groß sein.
Wiederholen Sie das Einfügen der Textfelder auf der zweiten Seite.
Klicken Sie jetzt auf der ersten Seite den Rahmen des rechten Textfeldes mit der rechten Maustaste an. Daraufhin erscheint das Kontextmenü, in dem Sie die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN wählen.
Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt in eine Gießkanne. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der zweiten Seite auf dem linken Textfeld und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die beiden Textfelder sind nun miteinander verknüpft.
Klicken Sie auf der zweiten Seite auf den Rahmen des linken Textfeldes und wählen Sie wieder im Kontextmenü die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN. Anschließend klicken Sie auf der zweiten Seite auf das rechte Textfeld.
Wiederholen Sie den Vorgang ein drittes Mal: Diesmal klicken Sie auf den Rahmen des rechten Textfeldes auf der zweiten Seite, wählen im Kontextmenü die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN und klicken dann auf der ersten Seite auf das linke Textfeld.

Seitennummerierung Beginn mit „3“ beginnt

Bestimmen Sie selbst, wie Ihre Fußzeile aussieht

Sie möchten gerne, dass die ersten beiden Seiten bei der Seitennummerierung übersprungen werden? Die Seitennummerierung muss in diesem Fall erst ab Seite 3 mit der entsprechenden Seitenzahl in der Fußzeile beginnen.

Hier kommen Sie mit der Funktion ERSTE SEITE ANDERS, mit der Sie das Deckblatt von der Seitennummerierung ausnehmen, nicht weiter.

Der Trick besteht darin, die ersten beiden Seiten, die keine Seitenzahl erhalten sollen, in einen eigenen Abschnitt zu setzen und die erste Zahl für die Seitennummerierung auf „3“ zu setzen. So gehen Sie dazu vor:

Setzen Sie den Mauszeiger hinter die letzte Zeile der zweiten Seite.
Rufen Sie EINFÜGEN-MANUELLER UMBRUCH (Word 2003/2002) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000/97) auf.
Aktivieren Sie unter ABSCHNITTSWECHSEL die Option NÄCHSTE SEITE und bestätigen Sie mit Ok. Anschließend erkennen Sie an der Markierung „Abschnittswechsel (Nächste Seite)“, dass Word die ersten beiden Seiten in einen eigenen Abschnitt gesetzt hat.
Setzen Sie den Mauszeiger in die dritte Seite Ihres Dokuments.
Wechseln Sie in die Fußzeile, indem Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE aufrufen und über das Symbol ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE in die Fußzeile gehen. Die Fußzeile trägt die Bezeichnung „Fußzeile -Abschnitt 2-„
Lösen Sie die Verbindung zum ersten Abschnitt mit den ersten beiden Seiten und damit auch zu ihren Fußzeilen mit einem Klick auf WIE VORHERIGE. Das Symbol erscheint anschließend ausgeblendet.
Wählen Sie zum Einfügen der Seitenzahlen EINFÜGEN-SEITENZAHLEN und klicken Sie dann auf die Schaltfläche FORMAT.
Geben Sie im Dropdown-Feld BEGINNEN MIT die Zahl „3“ ein.
Bestätigen Sie beide Dialogfenster mit OK. Word fügt nun die erste Seitenzahl „3“ auf der Seite 3 ein.
Schließen Sie die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht und kontrollieren Sie die Seitenzahlen in der Seitenansicht.

Kästchen mit Haken als Sonderzeichen einsetzen

Ein Tipp aus "Word Tipps & Tricks von A bis Z"

Tipp zur Formulargestaltung mit Word

Zwar gibt es in Word ein Symbol für ein angekreuztes Kästchen. Das Zeichen aus dem Zeichensatz „Wingdings“ ist aber nicht zu gebrauchen, da dort der Haken über das Kästchen hinaus ragt und so nicht dem häufig gewünschten Aussehen des Kontrollkästchens entspricht.

Setzen Sie sich das gewünschte Zeichen einfach selbst zusammen:

Fügen Sie in Ihrem Dokument über EINFÜGEN-TEXTFELD ein kleines, quadratisches Textfeld in der gewünschten Größe ein.
Rufen Sie dann das Menü FORMAT-TEXTFELD auf. Wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFELD und stellen Sie alle Ränder auf „0 cm“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN und ändern Sie die Linienstärke auf „1,5 pt“. Verlassen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-SYMBOL (Word 2003/2002/2000) bzw. EINFÜGEN-SONDERZEICHEN (Word 97) auf. Stellen Sie auf der Registerkarte SYMBOLE (Word 2003/2002/2000) bzw. AUSWAHL 1 (Word 97) im Dropdown-Listenfeld Schriftart die Schriftart WINGDINGS ein.
Blättern Sie in der Liste mit den Symbolen an das Ende und wählen Sie das viertletzte Symbol mit einem Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf SCHLIESSEN.
Nun müssen Sie nur noch die Schriftgröße des Hakens in Ihrem Textfeld ändern. Markieren Sie hierzu den Haken und weisen Sie diesem über das Schriftgrad-Dropdown-Listenfeld in der Format-Symbolleiste die richtige Größe zu.

Formatierung - unerwünschte Formatierungen entfernen

Insbesondere in langen Word-Dokumenten benötigen Sie Ihre manuell erstellten Formatierungen nicht zwangsläufig in jedem Abschnitt – doch dies fällt oft erst dann auf, wenn das gesamte Dokument betrachtet wird oder einzelne Formatierungen entfernt werden sollen. Statt diese Änderungen jedoch umständlich an jeder einzelnen Stelle per Hand vorzunehmen, können Sie auch auf folgende Tastaturkürzel zurückgreifen:

[STRG] + [LEERTASTE] entfernt alle manuellen Zeichenformate aus den Absätzen, die Sie mit der Maus markiert haben. Auch spezielle Formate wie kursiv oder unterstrichen bleiben nur dann erhalten, wenn sie in der Formatvorlage definiert sind.
[STRG] + [UMSCHALT] + [N] weist allen markierten Absätzen die Formatvorlage „Standard“ zu.
Mit [STRG] + [Q] entfernen Sie alle manuellen Absatzformate und setzen die Formatierung auf die Standardformatierung oder die globalen Formatvorlagen zurück.

Desktop -– „unsichtbares“ Hervorhebungszeichen in Datei- und Ordnernamen

Wenn Sie wichtige Dateien, Verknüpfungen oder Order auf Ihrem Desktop besonders schnell sehen und erreichen möchten, ist ein auffälliger Dateiname eine gute Hilfe.

Doch wer beispielsweise einen Buch- oder Musiktitel in Anführungsstrichen einfassen möchte, erhält eine Fehlermeldung, denn die meisten Sonderzeichen sind ja in Order- und Dateinamen nicht erlaubt. Es gibt aber einen schönen Trick: Für Hervorhebungen eignet sich gut das Zeichen „doppeltes spitzes Anführungszeichen“. Diese beiden Zeichen, nach rechts und links zeigend, sind jedoch auf Ihrer Tastatur gar nicht sichtbar. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Sie erreichen diese Sonderzeichen, indem Sie den zugehörigen Zeichencode im Ziffern- und Steuerblock (auf Ihrer Tastatur rechts) eingeben. Dazu halten Sie die Taste [ALT] gedrückt und schlagen nacheinander die Ziffern [0] [1] [7] [1] an, um das nach links weisende doppelte spitze Anführungszeichen zu erhalten.
Möchten Sie das zugehörige Pendant nach rechts zeigend erzeugen, betätigen Sie [ALT] und [0] [1] [8] [7].
Weitere Tastenkombinationen und Zeichencodes erfahren Sie, wenn Sie aus dem Windows-Zubehör im Start-Menü das Programm „Zeichentabelle“ aufrufen. Sofern einem Zeichen eine Tastenkombination zugewiesen ist, finden Sie dort nach dem Markieren eines Zeichens unten rechts im Programmfenster die entsprechende Angabe.

Serienbrief - Firmenadressen ohne lästige Leerstellen

Ab sofort stehen Anrede und Nachname bei fehlendem Vornamen perfekt in einer Zeile

Wenn Sie häufig mit Serienbriefen zu tun haben, dann sind Sie sicher mit dem Anlegen der Bedingungsfelder für die Adresse vertraut.

Was aber ist, wenn in der ersten Zeile die Anrede, dann in der nächsten Zeile Vorname und Nachname und in der Folgezeile die Firma in dem Adressfeld stehen soll? Gibt es hier einen Trick, der bei fehlendem Vornamen Anrede und Nachname in eine Zeile rückt?

In diesem Fall müssen Sie die Bedingungsfelder wie folgt in das Adressfeld Ihres Serienbriefs eintragen:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Herrn " "" }{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Frau " "" }{ IF { MERGEFIELD Vorname }= "" "" "

{ MERGEFIELD Vorname } " }{MERGEFIELD Name }

{ MERGEFIELD Firma }

{ MERGEFIELD Strasse }

{ MERGEFIELD PLZ } {MERGEFIELD Ort }

Word 97: Ersetzen Sie für Word 97 den Ausdruck „MERGEFIELD“ durch „SERIENDRUCKFELD“ und „IF“ durch „WENN“ in den Bedingungsfeldern.

Ab sofort wird aus der Zeile „Anrede“ und der Zeile „Name“ eine Zeile, wenn der Vorname fehlt.

Positionieren von Text völlig flexibel

Nutzen Sie Textfelder zum schnellen Positionieren des Adressfeldes

Sie möchten Text völlig frei auf einer Seite positionieren, um beispielsweise eine Grußkarte oder ein Formular zu gestalten? Bevor Sie jetzt mithilfe von Returns, Tabstopps oder Leerzeichen Ihren Text umständlich an die gewünschte Stelle verschieben, nutzen Sie Textfelder.

Bei einem Textfeld handelt es sich um ein in der Größe frei wählbares Rechteck, in das Sie Text, Bilder oder andere Elemente wie Formeln, Tabellen oder Diagramme einfügen können. Die Position des Textfelds lässt sich ebenfalls frei bestimmen. Außerdem können Sie das Textfeld mit Rahmen und Schattierungen versehen. Darüber hinaus lassen sich Textfelder in den Hintergrund verschieben. Einzige Einschränkung: Ein Textfeld kann maximal eine Seite groß sein und sich nicht über mehrere Seiten erstrecken.

Beachten Sie: Word 2003/2002 fügt um ein Textfeld herum standardmäßig einen Zeichnungsbereich ein, der immer die ganze Seitenbreite belegt und so äußerst störend ist. Schalten Sie deshalb in Word 2003/2002 die Zeichnungsbereich-Funktion über EXTRAS-OPTIONEN, Registerkarte ALLGEMEIN, Kontrollkästchen AUTOMATISCH BEIM EINFÜGEN VON AUTOFORMEN EINEN NEUEN ZEICHNUNGSBEREICH ERZEUGEN aus.

Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch, wie Sie Textfelder in der Praxis einsetzen können: Sie haben Ihr eigenes Briefpapier gestaltet und möchten rechts oben Ihre Absenderdaten platzieren. Da auf der linken Seite des Blatts die (unterschiedlich lange) Anschrift des Empfängers eingefügt wird, erreichen Sie dies am einfachsten mit einem Textfeld :

Laden Sie Ihr Briefpapier und rufen Sie das Menü EINFÜGEN-TEXTFELD auf. Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt in ein kleines Kreuz.
Positionieren Sie den Mauszeiger an der Stelle, an der Sie mit Ihren Absenderdaten beginnen möchten, und drücken Sie die linke Maustaste.
Halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie mit der Maus ein Rechteck aufziehen. Sobald das Rechteck groß genug für Ihre Absenderdaten ist, lassen Sie die Maustaste los. Word fügt nun ein Textfeld in der gewählten Größe ein.
Das Textfeld ist standardmäßig mit einer einfachen Linie eingerahmt. Um die Linie zu entfernen, lassen Sie das Textfeld markiert und wechseln in das Menü FORMAT-TEXTFELD auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN. Wählen Sie bei FARBE die Auswahl KEINE FARBE und bestätigen das Dialogfenster mit OK.
Beachten Sie, dass Textfelder standardmäßig über dem Text liegen. Wenn Sie ein Textfeld in einen Bereich Ihres Briefpapiers verschieben, in dem sich bereits Text befindet, überlagert das Textfeld den Text. Möchten Sie dies verhindern, rufen Sie bei markiertem Textfeld das Menü FORMAT-TEXTFELD auf und wechseln auf die Registerkarte LAYOUT (Word 2003/2002/2000) bzw. TEXTFLUSS (Word 97). Klicken Sie jetzt auf RECHTECK und bestätigen Sie die Auswahl mit Ok. Anschließend fließt der Text um das Textfeld herum.
Geben Sie jetzt Ihren Absender in das Textfeld ein. Ist das Textfeld zu klein, können Sie die Größe nachträglich ändern: Klicken Sie bei markiertem Textfeld einfach auf eines der acht kleinen Kästchen, halten die Maustaste gedrückt und vergrößern/verkleinern das Textfeld indem Sie die Maus bewegen. Sobald Sie die Maustaste lösen, wird die neue Größe übernommen.
Möchten Sie im Nachhinein die Position des Textfelds ändern, klicken Sie bei markiertem Textfeld auf den schraffierten Textfeldrahmen und halten die Maustaste gedrückt. Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, verschieben Sie das Textfeld mit. Sobald Sie die Maustaste lösen, wird das Textfeld an der neuen Position platziert.

Textfelder millimetergenau platzieren

Ein kleiner Trick ermöglicht Ihnen das millimetergenaue Platzieren von Textfeldern: Markieren Sie das Textfeld und drücken Sie die Strg-Taste gleichzeitig mit der Pfeil-Taste für die gewünschte Richtung.

Ähnlich wie beim Adressfeld können Sie Textfelder auch für Marginaltexte oder für Zitate nutzen, die in einem eigenen Kasten mitten im Text stehen sollen. Auch die typischen Portraits, bei denen zusammen mit einem Bild ein kurzer Text in einem eigenen Rahmen zusammengefasst ist, sind in einem Textfeld gut aufgehoben.

Symbole einfach per Tastendruck einfügen

So erhalten Sie Smiley & Co. fast automatisch

In Word fügen Sie Symbole und Sonderzeichen dank eines eigenen Menüs direkt ein. Rufen Sie dazu das Menü EINFÜGEN-SYMBOL (Word 2003/2002/2000) bzw. EINFÜGEN-SONDERZEICHEN (Word 97) auf. Daraufhin erscheint das Dialogfenster SYMBOL (Word 2003/2002/2000) bzw. SONDERZEICHEN (Word 97). Sie befinden sich sofort auf der Registerkarte SYMBOLE (Word 2003/2002/2000) bzw. AUSWAHL 1 (Word 97) und können gleich loslegen.

Im oberen Bereich der Registerkarte werden im Dropdown-Listenfeld SCHRIFTART alle auf Ihrem PC vorhandenen Schriftarten aufgeführt. Wählen Sie die Schriftart aus, die Ihr gesuchtes Symbol oder Sonderzeichen beinhaltet, klicken Sie das gewünschte Symbol an und fügen Sie es mit einem Klick auf EINFÜGEN ein.

Wenn Sie stattdessen im geöffneten Dialogfenster auf die Registerkarte SONDERZEICHEN ((Word 2003/2002/2000)) bzw. AUSWAHL 2 (Word 97) wechseln, können Sie zum Beispiel Sonderzeichen wie das Copyright-Zeichen einfügen.

Bei einigen Symbolen können Sie sich den Aufruf des Dialogfensters Symbole (Word 2003/2002/2000) bzw. Sonderzeichen (Word 97) bzw. das Zuweisen einer Tastenkombination sparen: Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Text nacheinander die Zeichen

:-)

eingeben, verwandelt Word die drei Zeichen in ein einzelnes Sonderzeichen: Ein lachendes Smiley. Entsprechend wird aus den Zeichen :-( ein trauriges Smiley oder aus :-| ein neutrales Smiley.

Welche Symbole Sie auf diese Weise erhalten, hängt von den Einstellungen in der Word-AutoKorrektur-Funktion ab. Wenn Sie das Menü EXTRAS-AUTOKORREKTUR(-Optionen) aufrufen und auf die Registerkarte AUTOKORREKTUR wechseln, können Sie in der Liste mit den AutoKorrekturen nachschlagen, welche Zeichen Ihnen so zur Verfügung stehen.

Wichtig: Nur wenn das Kontrollkästchen WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN eingeschaltet ist, werden die Symbole auch automatisch nach Eingabe des letzten zu dem Symbol gehörenden Zeichens eingefügt.

Wie Sie selbst einen AutoKorrektur-Eintrag für ein Symbol anlegen

Natürlich können Sie auch einen eigenen AutoKorrektur-Eintrag für Ihr Lieblingssymbol anlegen. Zum Beispiel soll für das Wort „TeleNr“ automatisch das Telefon-Symbol erscheinen. Und so gehen Sie dazu vor:

Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-SYMBOL (Word 2003/2002/2000) bzw. EINFÜGEN-SONDERZEICHEN (Word 97) auf. Daraufhin erscheint das Dialogfenster SYMBOL (Word 2003/2002/2000) bzw. SONDERZEICHEN (Word 97).
Wechseln Sie auf die Registerkarte SYMBOLE (Word 2003/2002/2000) bzw. AUSWAHL 1 (Word 97) und klicken Sie das Symbol an, dem Sie eine Tastenkombination zuweisen möchten.
Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld SCHRIFTART die Schriftart WINGDINGS aus und markieren Sie das Telefon-Symbol.
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche AUTOKORREKTUR. Daraufhin landen Sie auf der Registerkarte AutoKorrektur. Hier ist jetzt bei Durch das Telefon-Symbol zu sehen.
Geben Sie bei ERSETZEN den gewünschten Text ein, der zukünftig automatisch durch das Symbol ersetzt werden soll, hier „TeleNr", und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Der AutoKorrektur-Eintrag wird jetzt in die Liste übernommen. Tipp: Wählen Sie für die AutoKorrektur-Einträge immer Wörter, die normalerweise nicht im Text vorkommen. Sonst schlägt die AutoKorrektur-Funktion versehentlich bei der Eingabe von normalem Text zu.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK und beenden Sie das Symbol-Dialogfenster mit SCHLIESSEN.

In Zukunft wird bei Eingabe von „TeleNr" automatisch das Telefon-Symbol ausgegeben

Seitenrand mit Kopf- und Fußzeilen den gewünschten Seitenrand

So bestimmen Sie die Höhe des Seitenrands ohne Probleme

Auf den ersten Blick ist die Einstellung der Ränder eines Word-Dokuments keine große Sache: Menü wählen, gewünschte Zentimeter-Angaben eintippen und fertig. Wie so oft steckt der Teufel aber im Detail: Warum wird beispielsweise der obere Rand manchmal wesentlich höher als von Ihnen gewünscht eingestellt? Die Lösung dafür lesen Sie jetzt.

Was Sie bei Kopf- und Fußzeilen beachten müssen

Die allgemeinen Randeinstellungen nehmen Sie im Dialogfenster Seite einrichten vor. In den neueren Versionen (Word 2003/2002) befinden sich die Eingabefelder für oberen, unteren, linken und rechten Rand auf der Registerkarte Seitenränder. Die Maße für Kopf- und Fußzeile geben Sie dagegen auf der Registerkarte Layout ein. In Word 2000 und Word 97 stehen alle Maßangaben auf der Registerkarte Seitenränder.

Auch wenn die Einstellungen logisch und leicht verständlich erscheinen, kann es mitunter zu Verwirrungen kommen. Das betrifft vornehmlich die Wechselwirkung zwischen der Kopfzeile und dem oberen Seitenrand sowie zwischen Fußzeile und unterem Seitenrand.

Warum die Kopf-/Fußzeile manchmal Probleme macht

Beispiel: Obwohl der obere Seitenrand auf den Standardwert von „2,5 cm“ eingestellt ist, fängt der Textkörper ungefähr vier Zentimeter weiter unten an. Grund dafür ist die mehrzeilige Kopfzeile, deren Höhe die Positionierung des Haupttextes beeinflusst.

Analog gilt dieses Prinzip auch für die Fußzeile und ihren Einfluss auf den unteren Seitenrand.

Lösen Sie die Abhängigkeit von Kopf-/Fußzeile und Textkörper

Mit einem kleinen Trick vermeiden Sie, dass sich Kopf- oder Fußzeile und Textkörper gegenseitig beeinflussen.

Beispiel: In der Kopfzeile des Dokuments stehen allgemeine Firmenangaben, die in eine Tabelle eingebunden sind. Um den optischen Reiz zu erhöhen, wurde die rechte Tabellenspalte grau hinterlegt. Ziel soll es nun sein, diesen grauen Balken bis zum Seitenende auszudehnen. Gleichzeitig soll der Textkörper direkt unter dem Infoblock beginnen und nicht erst weiter unten auf der Seite.

Die korrekte Positionierung des Textkörpers wird durch die bekannte Wechselwirkung zwischen Kopfzeilenhöhe und Dokumenttext verhindert. Darüber hinaus weigert sich Word aber auch, die Höhe der zweiten Tabellenzeile – und damit den grauen Balken – zu vergrößern. Grund dafür ist, dass die Kopfzeile nicht mehr als etwa die Hälfte der Seite einnehmen kann.

Der Trick: Versehen Sie den oberen Seitenrand mit einem negativen Wert

Um diese Beschränkungen zu umgehen, müssen Sie nichts weiter tun, als den oberen Seitenrand in einen negativen Wert umzukehren. In diesem Fall rufen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN auf und stellen den oberen Seitenrand gleich auf zum Beispiel „-6,2 cm“ ein. Damit beginnt der Haupttext an der richtigen Position unter dem Firmen-Infoblock.

Nun ist es auch kein Problem mehr, die rechte Tabellenspalte aus der Kopfzeile bis zum Seitenende zu verlängern: Wählen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE und ziehen Sie den unteren Tabellenrand mit der Maus nach unten, bis die Zeile die gewünschte Höhe erreicht hat. Eine Maximalgröße der Kopfzeile gibt es nach Einstellen des negativen Seitenrands nicht mehr.

Führende Leerzeichen fix entfernen

Sie kämpfen mit unerwünschten Leerzeichen am Anfang von Zeilen? Das manuelle Entfernen ist viel zu mühsam und auch mit Suchen und Ersetzen ist Ihnen in der Regel nicht geholfen. Viel einfacher und schneller funktioniert der folgende Trick: Markieren Sie die Zeilen, vor denen Sie Leerzeichen entfernen möchten und klicken Sie auf das Symbol ZENTRIEREN. Beim Zentrieren werden jetzt automatisch die führenden Leerzeichen entfernt. Klicken Sie anschließend auf das Symbol LINKSBÜNDIG, um den Text wieder normal auszurichten.

DIN-A4-Seiten - eine DIN-A5-Broschüre machen

Wie der „Buchdruck“ einfach gelingt

Problem: Wenn Sie sich mit der Ausgabe Ihres Textes als Broschüre im DIN-A5-Format beschäftigen, suchen Sie sicher zunächst einmal nach einer entsprechenden Funktion direkt in Word. Nur leider werden Sie dabei nicht fündig. Man sollte erwarten, dass wenige Mausklicks genügen, um das aktuelle Dokument bereits fix und fertig als Broschüre auszugeben, die man eigentlich nur noch zusammenheften muss. Leider ist es tatsächlich nicht ganz so einfach, denn es gibt eine Reihe von praktischen Problemen zu lösen:

Zunächst einmal müssen Sie Word dazu bringen, dass auf der DIN-A4-Seite nicht eine große, sondern zwei kleine Seiten ausgedruckt werden.

Der Ausdruck einer Broschüre ist nur möglich, wenn die Seitenzahl durch 4 teilbar ist.

Eine Broschüre kann nur funktionieren, wenn die Blätter auf beiden Seiten bedruckt werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass Sie eine Broschüre nicht einfach beginnend mit Seite 1 in der normalen Reihenfolge ausdrucken können.

Schließlich werden Dokumente meistens nicht sofort als Broschüre, sondern ganz normal im DIN-A4-Format angelegt. Sie müssen noch einmal Umbrüche, Einzüge, Ränder usw. kontrollieren, sobald Sie auf das kleinere Papierformat umgestellt haben.

Lösung: Word verfügt ab der Version 2000 über eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine komfortable Ausgabe von Broschüren: die automatische Seitenverkleinerung im Dialogfenster Drucken.

Word kann den Ausdruck Ihres Dokuments mit dieser Funktion automatisch in das richtige Format verkleinern, auch wenn Sie Ihren Text wie gewohnt im DIN-A4-Format angelegt haben. Jedes beliebige Dokument lässt sich also jederzeit als Broschüre ausgeben, ohne dass Sie das vorher bei der Formatierung berücksichtigt haben.

Das einzige Problem besteht noch darin, die besondere Anordnung der Seiten zu berücksichtigen. Ausgehend davon, dass Sie einen Drucker einsetzen, der nicht beide Blattseiten in einem Durchgang bedrucken kann (Duplex), benötigen Sie außerdem zwei separate Druckvorgänge (einmal für die Vorder- und einmal für die Rückseite).

In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die erforderlichen Seitenanordnungen für Broschüren zwischen 20 und 32 Seiten getrennt nach Vorder- und Rückseite zusammengestellt:

Gesamt	Vorderseite	Rückseite
20	20;1;18;3;16;5;14;7;12;9	2;19;4;17;6;15;8;13;10;11
24	24;1;22;3;20;5;18;7;16;9;14;11	2;23;4;21;6;19;8;17;10;15;12;13
28	28;1;26;3;24;5;22;7;20;9;18;11;16;13	2;27;4;25;6;23;8;21;10;19;12;17;14;15
32	32;1;30;3;28;5;26;7;24;9;22;11;20;13;18;15	2;31;4;29;6;27;8;25;10;23;12;21;14;19;16;17

Um nun ein auf DIN A4 formatiertes Dokument in Form einer DIN-A5-Broschüre auszugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Word und stellen Sie sicher, dass die Gesamtseitenzahl durch 4 teilbar ist. Ergänzen Sie bei Bedarf eine entsprechende Anzahl von Leerseiten am Ende des Textes oder ändern Sie die Formatierung entsprechend. Überlegen Sie beispielsweise, die Schriftgröße zu erhöhen.
Wählen Sie das Menü DATEI-DRUCKEN und markieren Sie im Feld SEITEN PRO BLATT den Eintrag 2 SEITEN. Der Parameter PAPIERFORMAT SKALIEREN bleibt auf KEINE SKALIERUNG, da Sie das dem Dokument zugrunde liegende DIN-A4-Format ja nicht ändern möchten.
Aktivieren Sie die Option SEITEN und geben Sie in das Feld die zu druckende Seitenfolge für die Vorderseite ein. Entnehmen Sie die entsprechende Zeichenkette der Tabelle. Starten Sie den Ausdruck mit OK.
Nehmen Sie das Papier aus dem Drucker, wenden Sie es und legen Sie es erneut ein, um die Rückseite zu bedrucken.
Rufen Sie erneut das Menü DATEI-DRUCKEN auf und wählen Sie den Eintrag 2 SEITEN im Feld SEITEN PRO BLATT.
Aktivieren Sie wieder die Option SEITEN und geben diesmal die Seitenfolge für die Rückseite ein. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Sobald der Ausdruck abgeschlossen ist, finden Sie im Drucker die fertige Broschüre, die Sie nur noch heften müssen.

Adresse einzeln auf einen Umschlag bringen

So bedrucken Sie einen Briefumschlag ohne Sichtfenster

Zugegeben, Umschläge mit Sichtfenster sind äußerst praktisch, die Anschrift wird direkt im Briefkopf eingegeben und zusammen mit Ihrem Text gedruckt. Doch leider lassen sich nicht für alle Aufgaben Sichtfensterumschläge einsetzen. Sei es, weil Sie beispielsweise Einladungskarten versenden oder weil sich im Umschlag eine aktuelle Broschüre befindet.

Wie aber kommt die Anschrift auf einen normalen Briefumschlag? Von Hand? Mit speziellen Adressetiketten? Das muss nicht sein, denn Word bedruckt auch jeden beliebigen Briefumschlag. Einzige Voraussetzung: Der Umschlag muss in Ihren Drucker passen.

Um einen einzelnen Briefumschlag mit einer individuellen Anschrift zu bedrucken, gehen Sie so vor:

Öffnen Sie in Word 2003/2002 im Menü EXTRAS erst BRIEFE UND SENDUNGEN und dann UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. Wenn Sie mit Word 2000/97 arbeiten, wählen Sie das Menü EXTRAS-UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN.
Wechseln Sie dann auf die Registerkarte UMSCHLÄGE und geben Sie im Feld EMPFÄNGER(ADRESSE) die gewünschte Briefanschrift ein. Beachten Sie: Wenn Sie mit Outlook arbeiten oder Adressen in das Windows-Adressbuch eingetragen haben, können Sie die Empfängerangaben direkt hieraus übernehmen. Klicken Sie auf das Adressbuchsymbol über dem Empfängerfeld. Nun müssen Sie nur noch den Namen des Empfängers aus Ihrem Adressbuch per Doppelklick auswählen.
Füllen Sie das Feld ABSENDER(ADRESSE) mit Ihrer eigenen Postanschrift aus. Falls kein Absender auf dem Umschlag erscheinen soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen WEGLASSEN (2003/2002) bzw. OHNE (Word 2000/97) über dem Absenderfeld.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Auf der Registerkarte UMSCHLAGOPTIONEN suchen Sie das passende Format im Dropdown-Feld UMSCHLAGFORMAT aus – beispielsweise C5 (zweifache Faltung einer A4-Seite). Eine Vorschaugrafik veranschaulicht jeweils, an welcher Position Absender- und Empfängeradresse erscheinen.
Wenn Sie mit der Positionierung nicht einverstanden sind, können Sie die Abstände VON LINKS und VON OBEN manuell einstellen – jeweils separat für EMPFÄNGERADRESSE und ABSENDERADRESSE. Noch einfacher ist es allerdings, Word die optimale Positionierung zu überlassen. Das erreichen Sie, indem Sie in alle Maßangabenfelder den Text AUTO eingeben. Word verwendet dann interne Vorgabewerte, die auf das gewählte Umschlagformat abgestimmt sind.
Unbedingt kontrollieren sollten Sie jetzt die Einstellungen auf der Registerkarte DRUCKOPTIONEN. Häufig sind Probleme beim Umschlagdruck auf eine falsche Papierausrichtung oder eine falsche Papierzufuhr zurückzuführen. Falls die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN (Word 2003/2002/2000) bzw. VORGABE (Word 97) abgeblendet dargestellt wird, sind die Standardeinstellungen des Druckers eingestellt. Kleine Vorschaubildchen zeigen jeweils, wie Sie den Umschlag in den Druckerschacht einlegen sollen. Meist sind die Standardeinstellungen am besten für Ihren Drucker geeignet. Andersherum bedeutet das: Sollte die Schaltfläche VORGABE bzw. ZURÜCKSETZEN aktiv sein, ist es empfehlenswert, sie anzuklicken, um die Werkseinstellungen des Druckers wieder herzustellen. Nur wenn Sie Umschläge über einen anderen Schacht zuführen wollen oder wenn Ihr Drucker mehrere Arten des Papierhandlings unterstützt, sind andere Druckoptionen überhaupt sinnvoll.
Nachdem Sie die Umschlag- und Druckoptionen mit OK bestätigt haben, starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche DRUCKEN.
Egal ob Sie den Umschlag sofort bedrucken oder erst dem Dokument hinzufügen, sofern Sie in Schritt 4 Änderungen an der Absenderadresse vorgenommen haben, fragt Sie Word, ob Sie eine neue Standard-Absenderadresse speichern wollen. Klicken Sie ruhig auf Ja, dann müssen Sie Ihre eigene Adresse nicht bei jedem Umschlagdruck neu eingeben.

Lineal eingebaut – so ziehen Sie blitzschnell eine Linie

An manchen Stellen macht es in einem Textdokument durchaus Sinn, die Gliederung und Übersichtlichkeit durch eine horizontale Linie zu verbessern. Word unterstützt das von Hause aus in Form der Autotext-Funktion, die automatisch definierte Zeichenfolgen in eine andere Zeichenfolge umwandelt.

Daher wandelt Word folgende Strich-ähnliche Symbole in eine horizontale Linie über die gesamte Seitenbreite um, wenn Sie drei Zeichen hintereinander setzen und dann die Eingabetaste betätigen:

Falls Ihnen der erzeugte Strichtyp nach der Umwandlung nicht gefällt, machen Sie die Aktion einfach mit der Tastenkombination [STRG] [Z] rückgängig.

Formulare noch flexibler gestalten

Liebe Leserin, lieber Leser

gleichgültig, ob Sie regelmäßig Auftragsbestätigungen, Verträge oder Mitgliedsbescheinigungen erstellen: Word-Formulare helfen Ihnen, die Routinearbeiten zu vereinfachen. Denn Formulare arbeiten als „Lückentext“ und benötigen nur noch wenige Eingaben bis zur Fertigstellung.

Aber was machen Sie, wenn Sie in einem Formular ein Feld zur freien Texteingabe benötigen? Wo ist die entsprechende Funktion versteckt? Wir zeigen Ihnen wo!

Häufig muss eine Vielzahl von Word-Dokumenten organisiert abgelegt werden, zum Beispiel für die Vereinsverwaltung. Für welche Form der Ablage Sie sich auch entscheiden, so ganz ohne Sucherei geht es nie. Wurde ein Aufnahmeantrag eines neuen Mitglieds beispielsweise im zentralen Ordner „Aufnahmen“ oder im extra für dieses Mitglied angelegten Ordner „Kavermann“ gespeichert?

Um dieser Sucherei ein Ende zu bereiten, können Sie als Organisationshilfe eine spezielle Funktion von Outlook nutzen.

In dieser Ausgabe Ihrer Word-Secrets erfahren Sie, wie Sie diese spezielle Funktion nutzen.

Formular - beliebige Texte in Ihre Formulare eingeben

Nutzen Sie mehrere Abschnitte für flexible Formulare

Ein Formular ist schnell erstellt und noch schneller ausgefüllt: Formular-Symbolleiste aktivieren, Formularfelder einfügen, Formularfelder schützen – fertig.

Aber wie lässt sich jetzt ein Formularfeld zur freien Texteingabe einfügen, beispielsweise für die detaillierte Beschreibung eines Sachverhalts?

Wenngleich Formularfelder mehrzeilig sein und Sie Zeilenumbrüche mit Return einfügen können, sind Formularfelder hierfür dennoch ungeeignet.

Fügen Sie in diesem Fall für Ihren Text einfach einen eigenen, ungeschützten Abschnitt ein. Und so geht’s:

Positionieren Sie den Cursor in Ihrem Formular an der Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten.
Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-MANUELLER UMBRUCH bzw. WECHSEL auf und aktivieren Sie die Option FORTLAUFEND.
Wenn Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, fügt Word einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Nachdem Sie mit Return einen leeren Abschnitt erzeugt haben, wiederholen Sie Schritt 2.
Um beim Formularschutz den mittleren Abschnitt ungeschützt zu lassen, schützen Sie das Formular nicht über das Symbol in der Formular-Symbolleiste, sondern über das Menü EXTRAS-DOKUMENT SCHÜTZEN.
Aktivieren Sie im Aufgabenbereich von Word 2003 das Kontrollkästchen NUR DIESE BEARBEITUNGEN IM DOKUMENT ZULASSEN. Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Feld den Eintrag AUSFÜLLEN VON FORMULAREN. Klicken Sie nun auf ABSCHNITTE AUSWÄHLEN. Schalten Sie im Schützen-Dialogfenster die Option FORMULARE (Word 2003/2002/2000) bzw. FORMULAREINGABE (Word 97) ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche ABSCHNITTE.
Im folgenden Dialogfenster werden jetzt alle Abschnitte aufgeführt, die in Ihrem Dokument enthalten sind. Wählen Sie hier einfach den mittleren Abschnitt aus.
Wenn Sie jetzt alle Dialogfenster mit OK schließen, ist Ihr Dokument mit Ausnahme des mittleren Abschnitts geschützt.

So beschränken Sie den ungeschützten Abschnitt

Der ungeschützte Abschnitt vergrößert sich mit jedem Drücken der Taste Return um eine Zeile. Möchten Sie den Abschnitt für den „freien Text“ auf eine bestimmte Größe beschränken, dann fügen Sie hier eine Tabelle bestehend aus einer Spalte und einer Zeile ein, der Sie eine bestimmte Höhe zuweisen.

Die Höhe der Zeile legen Sie über das Menü TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN (Word 2003/2002/2000) bzw. TABELLE-ZELLENHÖHE UND -BREITE (Word 97) auf der Registerkarte Zeile fest. In Word 2003/2002/2000 müssen Sie zuerst das Kontrollkästchen HÖHE DEFINIEREN einschalten, dann beispielsweise „5 cm“ eingeben und bei ZEILENHÖHE die Auswahl GENAU einstellen. In Word 97 wählen Sie bei HÖHE DER ZEILE 1 die Auswahl GENAU aus und geben dann im nebenstehenden Maßfeld „5 cm“ ein.

Verknüpfung von Word-Dokumente mit entsprechenden Kontakt in Outlook

Word und Outlook als tolles Team

Sie vermissen eine zentrale Ablage für alle zu einem Vorhaben oder einem Mitglied gehörenden Dokumente? Dann nutzen Sie doch einfach die Organisationshilfe von Outlook.

Fassen Sie verschiedene Dokumente schnell zusammen und öffnen Sie sie dann ganz einfach per Doppelklick. Nehmen wir an, Sie möchten alle Dokumente, die Sie für ein bestimmtes Vereinsmitglied „Kavermann“ erstellen, mit den entsprechenden Kontaktinfos in Outlook verknüpfen:

Öffnen Sie Outlook und dort den Ordner KONTAKTE.
Lokalisieren Sie den Kontakt des gewünschten Mitglieds, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie aus dem Kontextmenü VERKNÜPFUNG-DATEI.
Outlook zeigt daraufhin ein Dialogfenster an, über das Sie das gewünschte Dokument suchen, markieren und mit einem Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN dem jeweiligen Kontakt als Journaleintrag zuordnen.
Im dann folgenden Dialogfenster für neue Journaleinträge geben Sie einen entsprechenden Betreff wie zum Beispiel „Aufnahmeantrag Kavermann vom 01.10.2007“ ein und klicken auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Beachten Sie: Wenn ein Dokument mehr als einem Kontakt zuzuordnen ist, klicken Sie im Journal-Dialog auf die Schaltfläche KONTAKTE. Outlook zeigt dann einen Auswahl-Dialog für Kontakte an, in dem Sie weitere Kontakte markieren und mit Ok übernehmen können.
Nehmen Sie wie in Schritt 2 bis 4 gezeigt, weitere, zum Kontakt gehörende Dokumente auf.

Wie Sie verknüpfte Dokumente schnell aufrufen

Um bei Bedarf auf die verknüpften Dokumente zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den gewünschten Kontakt per Doppelklick und wechseln Sie auf die Registerkarte AKTIVITÄTEN. Hier finden Sie nun alle Einträge der Dokumente, die Sie dem Vereinsmitglied zugeordnet haben. Beachten Sie: Da die Liste normalerweise zudem alle E-Mail-Nachrichten von der oder an die Person sowie verschiedene andere Outlook-Elemente enthält, reduzieren Sie die Übersicht auf die verknüpften Dokumente. Dazu wählen Sie in der Dropdown-Liste ANZEIGEN den Eintrag JOURNAL. Jetzt umfasst die Liste genau die Informationen, die Sie gerade benötigen.
Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Journaleintrag und dann mit einem zweiten auf das Symbol direkt das Dokument.
Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen Journaleintrag klicken, ELEMENT ÖFFNEN, AUF DAS VERWIESEN WIRD wählen und so das betreffende Dokument direkt erreichen.
Abhängig von den Sicherheitseinstellungen Ihres Systems zeigt Outlook jetzt womöglich ein Dialogfenster an, in dem Sie das Öffnen der Datei bestätigen müssen. Aktivieren Sie die Option ÖFFNEN und klicken Sie auf OK, um das Dokument auf den Bildschirm zu holen.

Beachten Sie: Die Dokumentzuordnung zu Kontakten beschränkt sich natürlich nicht nur auf Word-Dateien. Ebenso gut können Sie Excel-Arbeitsmappen oder beliebige andere Dateitypen mit einem Outlook-Kontakt verknüpfen. So sind all Ihre Daten personengebunden organisiert, was die Suche nach Informationen spürbar vereinfacht.

Besondere Einstellungen für Unterordner

Sollten auf der Registerkarte AKTIVITÄTEN Ihrer Kontakte keine Einträge angezeigt werden, haben Sie wahrscheinlich die betreffenden Kontakte nicht direkt im Ordner KONTAKTE, sondern in einem Unterordner von KONTAKTE abgelegt. Unterordner werden für die Anzeige von Aktivitäten nicht standardmäßig durchsucht, sie müssen explizit aufgenommen werden:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Unterordner und wählen Sie das Kontextmenü EIGENSCHAFTEN. Wechseln Sie auf die Registerkarte AKTIVITÄTEN. Hier werden nun alle Ordner angezeigt, die Outlook durchsucht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Im nachfolgenden Dialogfenster geben Sie eine Bezeichnung ein, aktivieren das Kontrollkästchen vor dem betreffenden Unterordner und klicken jeweils auf OK.

Texte zu einem neuen Dokument zusammenstellen

Erstellen Sie aus bereits vorhandenen Textabschnitten schnell ein neues Dokument. Markieren Sie dazu in den Quelldokumenten hintereinander die gewünschten Textteile und drücken Sie dann jeweils die Tastenkombination Strg+F3. Wechseln Sie in ein neues Dokument und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F3. Alle ausgewählten Textteile werden nun in das neue Dokument eingefügt.

Seitenumbrüche in Tabellen

Wie Sie eine Tabelle korrekt trennen

Nach dem Einfügen einer Tabellenzeile verschiebt Word die komplette Tabelle auf die nächste Seite – allerdings ohne die Spaltenüberschriften.

Der Grund für dieses Problem ist die Option ABSÄTZE NICHT TRENNEN, die für die einzelnen Absätze des Tabellentextes aktiviert ist. Da die Tabelle durch das Einfügen der neuen Zeile nicht mehr komplett auf die Seite passt, verschiebt Word alle Zeilen bis auf die Spaltenüberschriften auf die nächste Seite.

Lösen Sie dieses Problem wie folgt:

Wählen Sie das Menü TABELLE-TABELLE MARKIEREN (Word 97) bzw. TABELLE-MARKIEREN-TABELLE (Word 2000/2002/2003).
Rufen Sie das Menü FORMAT-ABSATZ auf, und wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFLUSS (Word 97) bzw. ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH (Word 2000/2002/2003).
Deaktivieren Sie die Option ABSÄTZE NICHT TRENNEN.
Aktivieren Sie die Option SEITENWECHSEL OBERHALB bzw. SEITENUMBRUCH OBERHALB, und bestätigen Sie mit Ok.
Wählen Sie das Menü TABELLE-ZEILENHÖHE UND -BREITE (Word 97) beziehungsweise TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN (Word 2000/2002/2003).
Wechseln Sie auf die Registerkarte ZEILE, und prüfen Sie, ob die Option SEITENWECHSEL IN DER ZEILE ZULASSEN bzw. ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN aktiviert ist.
Setzen Sie den Cursor in die Tabellenzeile mit den Spaltenüberschriften.
Wählen Sie das Menü TABELLE-ÜBERSCHRIFT (Word 97) bzw. TABELLE-ÜBERSCHRIFTENZEILEN WIEDERHOLEN (Word 2000/2002/2003).

Ab sofort trennt Word die Tabelle korrekt am Seitenende. Die überzähligen Zeilen werden auf der Folgeseite platziert und die Spaltenüberschriften wiederholt.

Fußnoten ohne Trennlinie einsetzen

So entfernen Sie die lästige Fußnotentrennlinie

Das Format Ihrer Trennlinien lässt sich ganz individuell vorgeben. Statt der waagerechten Linie können Sie beispielsweise auch Sternchen als Trennzeichen einsetzen oder aber die Trennlinie ganz weglassen. Und so gehen Sie dazu vor:

Wählen Sie das Menü ANSICHT und anschließend den Befehl FUSSNOTEN.
Wählen Sie in der Liste FUSSNOTEN den Eintrag FUSSNOTENTRENNLINIE.
Doppelklicken Sie auf die Trennlinie, um diese komplett zu markieren, und drücken Sie die Entf-Taste.

Ab sofort werden Ihre Fußnoten ohne Trennlinien eingefügt.

Tipp: Wenn Sie in Zukunft die Trennlinie wieder benötigen, klicken Sie einfach auf ZURÜCKSETZEN.

Kopf- und Fußzeilen - gewünschten Seitenrand einhalten

Ein Tipp mit Word Tipps & Tricks von A bis Z.

Die allgemeinen Randeinstellungen nehmen Sie im Dialogfenster Seite einrichten vor. In den neueren Versionen (Word 2003/2002) befinden sich die Eingabefelder für oberen, unteren, linken und rechten Rand auf der Registerkarte Seitenränder. Die Maße für Kopf- und Fußzeile geben Sie dagegen auf der Registerkarte Layout ein. In Word 2000 und Word 97 stehen alle Maßangaben auf der Registerkarte Seitenränder.

Auch wenn die Einstellungen logisch und leicht verständlich erscheinen, kann es mitunter zu Verwirrungen kommen. Das betrifft vornehmlich die Wechselwirkung zwischen der Kopfzeile und dem oberen Seitenrand sowie zwischen Fußzeile und unterem Seitenrand.

Warum die Kopf-/Fußzeile manchmal Probleme macht

Standardmäßig ignoriert Word den oberen Seitenrand, wenn die Kopfzeile mehr Platz benötigt. Das kann bei mehrzeiligen Kopfzeilen der Fall sein oder bei Kopfzeilen, die eine Grafik enthalten. Unter diesen Voraussetzungen bestimmt die Höhe der Kopfzeile, an welcher Stelle der Haupttext beginnt.

Beispiel: Obwohl der obere Seitenrand auf den Standardwert von „2,5 cm“ eingestellt ist, fängt der Textkörper ungefähr vier Zentimeter weiter unten an. Grund dafür ist die mehrzeilige Kopfzeile, deren Höhe die Positionierung des Haupttextes beeinflusst.

Analog gilt dieses Prinzip auch für die Fußzeile und ihren Einfluss auf den unteren Seitenrand.

Lösen Sie die Abhängigkeit von Kopf-/Fußzeile und Textkörper

Mit einem kleinen Trick vermeiden Sie, dass sich Kopf- oder Fußzeile und Textkörper gegenseitig beeinflussen.

Beispiel: In der Kopfzeile des Dokuments stehen allgemeine Firmenangaben, die in eine Tabelle eingebunden sind. Um den optischen Reiz zu erhöhen, wurde die rechte Tabellenspalte grau hinterlegt. Ziel soll es nun sein, diesen grauen Balken bis zum Seitenendeauszudehnen. Gleichzeitig soll der Textkörper direkt unter dem Infoblock beginnen und nicht erst weiter unten auf der Seite.

Die korrekte Positionierung des Textkörpers wird durch die bekannte Wechselwirkung zwischen Kopfzeilenhöhe und Dokumenttext verhindert. Darüber hinaus weigert sich Word aber auch, die Höhe der zweiten Tabellenzeile – und damit den grauen Balken – zu vergrößern. Grund dafür ist, dass die Kopfzeile nicht mehr als etwa die Hälfte der Seite einnehmen kann.

Der Trick: Versehen Sie den oberen Seitenrand mit einem negativen Wert
Um diese Beschränkungen zu umgehen, müssen Sie nichts weiter tun, als den oberen Seitenrand in einen negativen Wert umzukehren. In diesem Fall rufen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN auf und stellen den oberen Seitenrand gleich auf zum Beispiel „-6,2 cm“ ein. Damit beginnt der Haupttext an der richtigen Position unter dem Firmen-Infoblock.

Nun ist es auch kein Problem mehr, die rechte Tabellenspalte aus der Kopfzeile bis zum Seitenende zu verlängern: Wählen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE und ziehen Sie den unteren Tabellenrand mit der Maus nach unten, bis die Zeile die gewünschte Höhe erreicht hat. Eine Maximalgröße der Kopfzeile gibt es nach Einstellen des negativen Seitenrands nicht mehr.

Tabellenzeile schnell verschieben

Mit dieser Tastenkombination arbeiten Sie noch fixer

Aber das Verschieben ist ganz schön mühsam, wenn man jede Zeile auf die herkömmliche Weise markiert, ausschneidet und anderswo wieder einfügt. Viel schneller geht es so:

Setzen Sie den Mauszeiger in eine beliebige Zelle der Zeile, die Sie verschieben wollen.
Drücken Sie Alt+Umschalt und halten Sie beide Tasten gedrückt.
Bewegen Sie die Zeile dann mit Pfeiltaste unten/Pfeiltaste oben an die gewünschte Position.
Lassen Sie die Tasten wieder los und die Zeile steht an ihrer neuen Position.

Bilder schnell in einheitlicher Beschriftung

Ein Tipp aus dem Berater-Werk "Word Tipps & Tricks von A bis Z"

Ihr Seminararbeit ist endlich geschrieben. Jetzt müssen nur noch die Bilder beschriftet werden. Da sich über 50 Abbildungen in dem Dokument befinden, ist das richtige Beschriften aller Bilder von Hand doch recht mühsam.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks immer dieselbe Beschriftung wie „Bild“ und anschließend die laufende Nummer zu vergeben. Dieser Ausdruck kann entweder alleine stehen oder vor der individuellen Bildunterschrift. Und so gehen Sie dazu vor:

Setzen Sie den Cursor unter das erste Bild – an die gewünschte Stelle für die Beschriftung.
Wählen Sie in Word 97/2000 EINFÜGEN-BESCHRIFTUNG bzw. in Word 2002/2003 EINFÜGEN-REFERENZ-BESCHRIFTUNG.
Klicken Sie auf NEUE KATEGORIE (Word 97) bzw. in Word 2000/2002/2003 auf NEUE BEZEICHNUNG.
Geben Sie im folgenden Dialogfenster die gewünschte Beschriftung ein, zum Beispiel „Bild“, und klicken Sie auf OK.
Bei KATEGORIE (Word 97) bzw. BEZEICHNUNG (Word 2000/2002/2003) ist jetzt die neue Beschriftung „Bild“ ausgewählt und im Feld BESCHRIFTUNG wird der Eintrag „Bild 1“ angezeigt. Beenden Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Word fügt jetzt die Beschriftung „Bild 1“ an der Cursor-Position ein.
Setzen Sie den Cursor unter das zweite Bild, und wählen Sie erneut in Word 97/2000 EINFÜGEN-BESCHRIFTUNG bzw. in Word 2002/2003 EINFÜGEN-REFERENZ-BESCHRIFTUNG. Das folgende Dialogfenster zeigt jetzt automatisch alle notwendigen Einstellungen für die zweite Beschriftung, sodass Sie es gleich mit OK bestätigen können.

Wiederholen Sie Schritt 7 – in der richtigen Reihenfolge der Bilder – für alle Bildunterschriften in Ihrem Dokument.

Word versieht so alle Bilder mit der einheitlichen Beschriftung „Bild“ und vergibt als Nummerierung die Ziffern ab 1.

Wenn Sie Bilder gelöscht haben – So aktualisieren Sie die Nummerierungen
Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Sie zwei Bilder gelöscht haben. In diesem Fall stimmt die Abbildungsnummerierung nicht mehr. Das haben Sie schnell wieder korrigiert.

Markieren Sie Ihr gesamtes Dokument mit Strg+A.
Drücken Sie die Taste F9. Word weist daraufhin allen Beschriftungen die neue, richtige Nummerierung zu

Tastatur gibt plötzlich falsche Zeichen aus

Frage: Als ich gestern einen Brief geschrieben habe, war plötzlich die Tastatur verstellt. Auf dem Bildschirm erschienen teilweise andere Zeichen, als ich auf der Tastatur gedrückt hatte. So erschien beispielsweise anstelle des kleinen „ö“ das Semikolon „;“ oder anstelle von „ß“ nur der Bindestrich. Ich habe daraufhin den PC mithilfe der Maus neu gestartet, dann war alles wieder in Ordnung. Nun möchte ich aber doch wissen, warum die Tastatur plötzlich so einen Ärger machte.

Antwort: Je nach Windows-Version werden bei der Installation standardmäßig zwei Tastatur-Belegungen (wird auch als Tastatur-Layout bezeichnet) installiert: Die deutsche Tastenbelegung und die amerikanische Tastenbelegung.

Wenngleich die meisten Tasten bei den beiden Sprachen an der gleiche Stelle platziert sind, unterscheiden sich doch die ein oder anderen Tasten. An der Stelle, an der bei einer deutschen Tastatur das „ß“ sitzt, ist bei der amerikanischen Tastatur das Minuszeichen zu finden. Das „ü“ entspricht der eckigen Klammer „[“, das Semikolon „;” der spitzen Klammer „<“ usw.

Wechselt Windows nun versehentlich auf die amerikanische Tastaturbelegung, erscheinen auf dem Bildschirm beim Drücken der „deutschen“ Tasten die englischen Pendants. Zwischen den beiden Tastatur-Belegungen lässt sich fataler Weise ganz einfach umschalten: Sofern auf dem PC beide Tastatur-Belegungen installiert sind und Sie die Tastenkombination Alt + Umschalt drücken, wird die Tastatur-Belegung gewechselt. Da beispielsweise in Word mithilfe der Tastenkombination Alt + Umschalt + D das aktuelle Datum an der aktuellen Cursorposition eingefügt werden kann oder mit Alt + Umschalt + T die aktuelle Uhrzeit, kann es leicht passieren, dass Sie die Tastenkombination Alt + Umschalt einen Moment lang ohne zusätzlichen Buchstaben drücken. Und schon ist die Tastatur-Belegung umgeschaltet.

Zum Glück genügt es, bei falscher Tastatur-Belegung einfach die Tastenkombination Alt + Umschalt erneut zu drücken. Daraufhin kehren Sie zur deutschen Tastatur-Belegung zurück und der Spuk hat ein Ende.

Nummerierungen rechtsbündig untereinander

So erhalten Ihre Aufzählungen endlich das richtige Format

Wenn Sie häufig umfangreiche Aufzählungen automatisch von Word nummerieren lassen, werden Sie sich sicher auch schon einmal darüber geärgert haben, dass zwar die Zahlen „1“ bis „9“ korrekt untereinander stehen (linksbündig), die zweistelligen Zahlen dann allerdings aus dem Rahmen fallen.

Hier wäre eine rechtsbündige Ausrichtung vorteilhafter. Wie Sie die Vorgabe der linksbündigen Nummerierung ändern, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Markieren Sie alle nummerierten Absätze in Ihrem Dokument und rufen Sie den Befehl FORMAT-NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN (Word 97) bzw. FORMAT-NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (Word 2000/2002/2003) auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte NUMMERIERUNG und wählen Sie hier das aktuelle Nummerierungsformat aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ANPASSEN.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil des Feldes NUMMERNPOSITION und wählen Sie die Option RECHTS.
Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK.

Senkrechter Text als Blickfang ein

Wie Ihre Schlagzeile individuell im Dokument steht

Leider lässt sich In Word Text nicht beliebig drehen. Auch wenn das Programm über einen entsprechenden Befehl FORMAT-TEXTRICHTUNG verfügt.

Wenn Sie beispielsweise eine Schlagzeile senkrecht stellen möchten, wenden Sie einen Trick an. Sie müssen das Wort stattdessen in ein Textfeld einfügen und dann drehen. Und so gehen Sie dazu vor:

Rufen Sie den Befehl EINFÜGEN-TEXTFELD auf. Der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in ein Kreuz.
Ziehen Sie jetzt bei gedrückter Maustaste das Textfeld in der gewünschten Größe auf und tragen Sie das zu drehende Wort ein.
Rufen Sie danach die Symbolleiste TEXTFELD über ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-TEXTFELD auf.
Klicken Sie jetzt auf das Symbol TEXTRICHTUNG ÄNDERN. Jedes Mal, wenn Sie es anklicken, ändert sich die Laufrichtung des Textes.
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Rand des Textfelds und wählen Sie aus dem Kontextmenü TEXTFELD FORMATIEREN. Formatieren Sie Ihr Textfeld jetzt wie gewünscht.

Überschriften immer auf einer neuen Seite

Wie Sie Kapitel und Unterkapitel perfekt einleiten

Wenn Sie Ihr Word-Dokument in Kapitel und Unterkapitel gliedern, möchten Sie vielleicht, dass Word den automatischen Seitenumbruch nicht gerade nach einer Überschrift vornimmt. Mit einem Trick zwingen Sie Word dazu, den Seitenwechsel grundsätzlich vor einer Überschrift zu machen.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie mit Formatvorlagen für Ihre Überschriften arbeiten, zum Beispiel den Formatvorlagen „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“. Diese Formatvorlagen können Sie jetzt so bearbeiten, dass der Seitenwechsel immer automatisch oberhalb einer Überschrift erfolgt:

Wählen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGE (Word 97/2000) bzw. FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG (Word 2002/2003). Daraufhin gelangen Sie in Word 97/2000 in das Dialogfenster FORMATVORLAGE; in Word 2002/2003 öffnet sich der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG.
Word 97/2000: Wählen Sie in der Formatvorlagenliste das Format ÜBERSCHRIFT 1 und klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN.
Word 2002/2003: Klicken Sie im Aufgabenbereich mit der rechten Maustaste auf den Eintrag ÜBERSCHRIFT 1 und wählen Sie ÄNDERN aus dem Kontextmenü.
Klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf die Schaltfläche FORMAT. Daraufhin öffnet sich ein Untermenü. Klicken Sie hier auf den Eintrag ABSATZ.
Wechseln Sie danach auf die Registerkarte ZEILEN- UND SEITENWECHSEL.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SEITENWECHSEL OBERHALB bzw. SEITENUMBRUCH OBERHALB.
Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK beziehungsweise ZUWEISEN.
Wiederholen Sie diese Schritte für die Formatvorlage „Überschrift 2“.

Wird nun unterhalb einer Überschrift ein Seitenwechsel notwendig, setzt Word diesen Seitenwechsel automatisch oberhalb der Überschrift, wenn sie mit der Formatvorlage „Überschrift 1“ bzw. „Überschrift 2“ formatiert wurde.

Text automatisch wie von Zauberhand

In Word wird gelegentlich einmal eine größere Menge Text benötigt, um beispielsweise eine Formatierung zu testen oder einen Ausdruck eines größeren Dokuments zu simulieren. Doch dazu brauchen Sie nicht selbst zeitraubend Test zum Ausprobieren zu generieren, das erledigt Word mit folgendem Trick für Sie automatisch:

Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und geben Sie an einer beliebigen Stelle diese Funktion ein: =rand(200,99).
Innerhalb von wenigen Sekunden generiert Word nun ein Dokument mit 275 Seiten, in dem ein einziger Satz immerzu wiederholt wird. Über die Parameter der Funktion können Sie die Ausgabe beeinflussen.
Größere Zahlen als 200 beim ersten Parameter funktionieren nicht wie erwartet. Bei kleineren Zahlen wird proportional weniger Text generiert

Tabellenzeilen und Listen schneller umstellen

Problem: Wenn Sie häufig Listen und Tabellen erstellen, dann kennen Sie sicher das Problem, dass sich beim Umstellen ergibt. Jede Zeile einzeln markieren, ausschneiden und an der gewünschten Position wieder einfügen. Die Gefahr dabei etwas zu überschreiben ist sehr groß. Und das Verschieben per Maus ist auch nicht die optimale Lösung, besonders wenn man mal versehentlich nicht die ganze Zeile markiert hat. Ein falscher Klick, und die Liste oder Tabelle ist durcheinander.

Lösung: Um das lästige und fehleranfällige Ausschneiden und Einfügen zu umgehen, nutzen Sie zum neuen Platzieren ganzer Tabellenzeilen einfach den folgenden Trick. Dann kommen Sie im Nu ans Ziel und Ihre Daten bleiben garantiert fehlerfrei erhalten:

Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie neu platzieren = verschieben möchten. Dabei genügt es, wenn sich der Cursor an irgendeiner Stelle in der Zeile befindet; es muss keineswegs die ganze Zeile markiert sein.
Um die aktuelle Zeile eine Position nach oben zu verschieben, drücken Sie jetzt die Tastenkombination Alt + Umschalt + Cursor nach oben. Daraufhin wandert die ganze Zeile sofort eine Position nach oben.
Möchten Sie die aktuelle Zeile eine Position nach unten verschieben, drücken Sie entsprechend die Tastenkombination Alt + Umschalt + Cursor nach unten.
Durch mehrmaliges Drücken der aufgeführten Tastenkombinationen können Sie die ganze Zeile komfortabel neu platzieren.

Beachten Sie, dass Sie keine Tabellenzeile »über das Tabellenende« hinaus verschieben. Sonst wird die entsprechende Tabellenzeile zu einer eigenen Tabelle, die völlig unabhängig von der Ursprungstabelle ist.

Tipp: Das Verschieben funktioniert nicht nur bei Tabellenzellen sondern auch bei »normalen« Absätzen. Deshalb können Sie diese Methode auch nutzen, um Listen oder Textpassagen schnell und umkompliziert umzustellen.

Serienbriefadress - störende Lücken vermeiden

Ein Tipp aus dem kostenlosen E-Mail-Newsletter "Word-Secrets"

Sicher wissen Sie wie Sie die Seriendruckfelder für Ihre Serienbriefadressen anlegen müssen. Solange jeder Adressdatensatz vollständig ist, gibt es auch weiter keine Probleme.

Was ist aber, wenn in einer Adresse der Vorname fehlt? Das kommt leider häufiger vor, als es einem lieb ist.

Angenommen, in der ersten Zeile steht die Anrede, dann in der nächsten Zeile Vorname und Nachname und in der Folgezeile die Firma.
Wie können Sie jetzt bei fehlendem Vornamen Anrede und Nachname in eine Zeile rücken?

In diesem Fall müssen Sie die Bedingungsfelder wie folgt in das Adressfeld Ihres Serienbriefs eintragen. Beachten Sie dabei, dass Sie die geschweiften Klammern unbedingt mit der Tastenkombination Strg+F9 einfügen:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Herrn " "" }{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Frau " "" }{ IF { MERGEFIELD Vorname }= "" "" "
{ MERGEFIELD Vorname } " }{MERGEFIELD Name }
{ MERGEFIELD Firma }
{ MERGEFIELD Strasse }
{ MERGEFIELD PLZ } {MERGEFIELD Ort }

Word 97: Ersetzen Sie den Ausdruck „MERGEFIELD“ durch „SERIENDRUCKFELD“ und „IF“ durch „WENN“ in den Bedingungsfeldern.
Ab sofort wird aus der Zeile „Anrede“ und der Zeile „Name“ eine Zeile, wenn der Vorname fehlt.

Umbruchprobleme gelöst - nutzen Sie den "bedingten Trennstrich"

Wenn die Word-Silbentrennung an einer Textstelle gar keine oder eine falsche Trennung durchführt, fügen Sie diesen Trennstrich möglicherweise manuell in Ihr Dokument ein. Das ist jedoch umständlich, denn vielleicht verändert sich der Umbruch schon kurze kurze Zeit später wieder durch weitere Änderungen in Ihrem Dokument.

Die bessere Lösung ist daher das Benutzen des „bedingten Trennstrichs“, den Sie über die Tastenkombination [Strg] [-] an der gewünschten Position einfügen.
Der Vorteil: Word trennt das Wort nun bei Bedarf an der gewünschten Stelle. Steht das Wort aber mitten in einer Zeile und es besteht keine Notwendigkeit zum Umbruch bzw. zur Trennung, wird keine Trennung ausgeführt und der bedingte Trennstrich ist nicht zu sehen.

Trojaner-Befall – Word schnell reparieren

Beim Entfernen von Viren und Trojanern ist es in aller Regel sehr schwer zu erkennen, zu welchen Programmen die befallenen Dateien gehören. Mit dem Erfolg, dass nach dem Löschen der Viren und Trojaner unter Umständen Programme nicht mehr korrekt arbeiten oder plötzlich abstürzen.

Glücklicherweise verfügt Word über eine eingebaute Reparatur-Funktion. Mit deren Hilfe können Sie Word bzw. das komplette Office-Paket prüfen und automatisch reparieren lassen.

Die Reparieren-Funktion prüft alle Dateien und ersetzt diese bei Bedarf durch die den Original-Dateien von der CD. Bereits installierte Service-Packs und andere Patches bleiben dabei erhalten.

Und so geht’s:

Während des Prüflaufs werden unter Umständen Dateien von der Original-Word- bzw. Office-CD benötigt. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die CD vorliegen haben bevor Sie die Prüfung starten.
Schließen Sie alle geöffneten Programme. Öffnen Sie Word und rufen das Menü ?, Befehl ERKENNEN UND REPARIEREN auf.
Nun öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Hier können Sie je nach Word-Version durch Anklicken der entsprechenden Kontrollkästchen festlegen, dass während der Überprüfung auch alle Verknüpfungen korrigiert werden und dass alle Einstellungen auf die Standard-Einstellungen zurückgesetzt werden. Bei einem vorangegangenen Viren- bzw. Trojaner-Befall sollten Sie beide Kontrollkästchen einschalten. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf START.
Nur Word 2003: Nun erscheint in Abhängigkeit Ihrer Auswahl in Schritt 3 ein Dialogfenster, das Sie auffordert, Word zu schließen. Beenden Sie Word und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche WIEDERHOLEN.
Nun beginnt die Reparatur von Word bzw. allen anderen Office-Programmen. Dieser Vorgang kann je nach Geschwindigkeit Ihres PC bis zu 15 Minuten dauern. Folgen Sie den Anweisungen der Reparatur-Funktion, die Sie auffordert, das aktuelle Dokument zu schließen, die Programm-CD einzulegen etc.
Wurde die Reparatur erfolgreich abgeschlossen, erscheint eine abschließende Meldung, die Sie mit OK bestätigen.

Word ist jetzt wieder voll funktionsfähig.

Serienbrief - Adressen trotz fehlender Vornamen ohne störende Lücken erstellen

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben eine gut gepflegte Datenbank, nur hin und wieder fehlt bei einer Adresse ein Vorname.

Das ist so lange kein Problem, wie Sie mit diesen Adressen keinen Serienbrief anlegen möchten. Sobald das aber der Fall ist, kommt es beim Seriendruck in den Adressen mit den fehlenden Vornamen zu unschönen Lücken zwischen Anrede und Nachname.

Problem:

In der Empfänger-Anschrift wird die Anrede aus den Seriendruckfeldern »Anrede«, »Vorname« und »Name« zusammengesetzt. Zwischen jedem Seriendruckfeld ist als Abstandshalter ein Leerzeichen enthalten (beachten Sie, dass bei Word 97 in den Seriendruckfeldern anstelle der englischen Bezeichnung MERGEFIELD die deutsche Bezeichnung SERIENDRUCKFELD angezeigt wird):

{MERGEFIELD "Anrede"} {MERGEFIELD "Vorname"} {MERGEFIELD "Name"}

Ist der Vorname leer, wird das Vornamen-Seriendruckfeld beim Seriendruck einfach ignoriert. Mit dem Erfolg, dass dann zwei Leerzeichen – eines vor dem Vornamen-Seriendruckfeld und eines nach dem Vornamen-Seriendruckfeld – unmittelbar aufeinander folgen.

Lösung:

Um das überflüssige Leerzeichen bei fehlendem Vornamen in den Adressdaten zu vermeiden, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie das Leerzeichen nach dem Vornamen-Seriendruckfeld nur dann ein, wenn das Vornamen-Seriendruckfeld »nicht leer« ist, das heißt wenn ein Vorname vorhanden ist:

Löschen Sie in Ihrer Seriendruckdatei das Leerzeichen zwischen Vornamen-Seriendruckfeld und Name-Seriendruckfeld. Lassen Sie den Cursor zwischen den beiden Seriendruckfeldern – die jetzt unmittelbar aufeinander folgen – stehen. Je nach Word-Einstellung wird jetzt das Namen-Seriendruckfeld grau markiert, was für die weiteren Schritte nicht von Bedeutung ist.
Klicken Sie in der Seriendruck-Symbolleiste jetzt auf BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN. Daraufhin klappt ein Menü auf, in dem Sie auf den Befehl WENN...DANN...SONST... klicken.
Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie in dem Dropdown-Listenfeld FELDNAME den Eintrag VORNAME wählen. In dem Dropdown-Listenfeld VERGLEICH wählen Sie den Eintrag UNGLEICH. Das Texteingabefeld VERGLEICHEN MIT bleibt leer. Nun geben Sie noch im großen Texteingabefeld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN ein Leerzeichen ein.
Wenn Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK schließen, fügt Word zwischen den beiden Seriendruckfeldern ein Bedingungsfeld ein. Die Zeile ist dann wie folgt aufgebaut (zwischen Anzeige der Seriendruckfelder und der Ergebnisse können Sie mithilfe der Tastenkombination Alt + F9 hin- und herschalten):

{MERGEFIELD "Anrede"} {MERGEFIELD "Vorname"}{IF {MERGEFIELD Vorname} <> "" " " ""}}{MERGEFIELD "Name"}

Beachten Sie: In Word 97 lauten die deutschen Bezeichnungen in dem Bedingungsfeld WENN anstelle von IF und SERIENDRUCKFELD anstelle von MERGEFIELD.

Ab sofort wird das Leerzeichen nach dem Vornamen-Seriendruckfeld nur eingefügt, wenn auch tatsächlich ein Vorname vorhanden ist.

Kopf-/Fußzeilen - unterschiedlich in einem Dokument einfach

Vielleicht haben Sie auch schon einmal probiert, Ihr Dokument mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen für einzelne Kapitel zu versehen? Dann werden Sie leider festgestellt haben, dass das gar nicht so einfach ist. Denn sobald Sie in Word eine Kopfzeile oder Fußzeile ändern, gilt diese Änderung automatisch für alle Seiten.

Mit dem folgenden Trick gelingt es Ihnen, verschiedene Kopf- und Fußzeilen für die einzelnen Kapitel in Ihrem Dokument zu gestalten.

Teilen Sie Ihr Dokument in mehrere Abschnitte auf. Dazu fügen Sie hinter jedem Kapitel einen Abschnittswechsel ein. Dann können Sie für jeden Abschnitt (= jedes Kapitel) eine individuelle Kopf- und Fußzeile anlegen, die ausschließlich in dem jeweils aktuellen Abschnitt zum Einsatz kommt. Und so gehen Sie vor, wenn Ihr Dokument aus drei Kapiteln besteht, die jeweils eine andere Kopf- und Fußzeile erhalten sollen:

1. Springen Sie an das Ende des ersten Kapitels.

2. Rufen Sie jetzt das Menü EINFÜGEN-MANUELLER WECHSEL bzw. EINFÜGEN-MANUELLER UMBRUCH auf.

3. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie bei ABSCHNITTSWECHSEL die Option NÄCHSTE SEITE auswählen.

4. Sobald Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, fügt Word an der aktuellen Cursorposition einen Abschnittswechsel ein. Da Sie sich für einen Abschnittswechsel vom Typ NÄCHSTE SEITE entschieden haben, wird der nachfolgende Text (beispielsweise die Überschrift des nächsten Kapitels) automatisch auf die nächste Seite verschoben. Wenn Sie die Anzeige der nichtdruckbaren Sonderzeichen über das Symbol ¶ EINBLENDEN/AUSBLENDEN eingeschaltet haben, zeigt Word den Abschnittswechsel als doppelt punktierte Linie an.

5. Wiederholen Sie das Einfügen des Abschnittswechsels am Ende des zweiten Kapitels. Sofern hinter dem dritten Kapitel keine weiteren Textbereiche wie ein Index oder ein anderes Verzeichnis folgen, müssen Sie am Ende keinen weiteren Abschnittswechsel einfügen.

6. Positionieren Sie jetzt den Cursor im zweiten Abschnitt und rufen Sie das Menü ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE auf. Daraufhin landen Sie in der Kopfzeile des zweiten Abschnitts, der zurzeit noch mit dem des ersten Abschnitts identisch ist. Dies wird durch den Hinweis »Wie vorherige« deutlich, der rechts in dem gestrichelten Rahmen (= Bereich der Kopfzeile) erscheint. Am linken Rand des gestrichelten Rahmens zeigt Word zusammen mit dem Hinweis »Kopfzeile« oder »Fußzeile« immer auch den aktuellen Abschnitt an.

7. Damit die Kopfzeile des zweiten Abschnitts nicht mehr mit der des ersten Abschnitts identisch ist, klicken Sie in die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE auf die Schaltfläche WIE VORHERIGE. Daraufhin erscheint die Schaltfläche nicht mehr gedrückt und auch der Hinweis am Kopfzeilen-Rahmen »Wie vorherige« ist verschwunden. Beachten Sie, dass der Kopfzeilentext (der ersten Kopfzeile) bestehen bleibt. Änderungen an dem Text wirken sich ab sofort nur auf den zweiten Abschnitt und nicht auf den ersten Abschnitt aus.

8. Damit auch die Fußzeile des zweiten Abschnitts unabhängig von der Fußzeile des ersten Abschnitts wird, klicken Sie in der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE auf das Symbol ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE WECHSELN.

9. Jetzt landen Sie in der Fußzeile. Klicken Sie hier in der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE auf die Schaltfläche WIE VORHERIGE.

10. Wiederholen Sie den Klick auf die Schaltfläche WIE VORHERIGE in der Kopf- und Fußzeile des dritten Abschnitts.

Textauszug für den späteren Einsatz zwischenspeichern

Sie wollen fix einmal einen Text speichern, den Sie später noch verwenden und anschließend schnell wieder löschen möchten? Dann legen Sie den gewünschten Textauszug einfach auf Ihrem Windows-Desktop ab. Diesen Text können Sie später entweder per Doppelklick öffnen oder per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in Ihr Dokument ziehen.

Und so gehen Sie vor:

1. Verkleinern Sie Ihr Word-Fenster nachdem Sie den Text, den Sie auf dem Desktop ablegen möchten, in Word geladen haben. Word darf nicht den ganzen Bildschirm einnehmen, sondern nur als Fenster erscheinen. Ein Teil des Windows-Desktops muss noch sichtbar sein. Zum Verkleinern klicken Sie in Word rechts oben auf das Symbol WIEDERHERSTELLEN.

2. Markieren Sie den gewünschten Textauszug in Ihrem Dokument. Klicken Sie nun die Markierung mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Verschieben Sie jetzt den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über das Word-Fenster hinaus auf den Windows-Desktop.

3. Sobald sich der Mauszeiger auf dem Windows-Desktop auf einem freien Bereich befindet - unterhalb des Mauszeigers darf kein Symbol platziert sein! - lassen Sie die Maustaste los.

4. Daraufhin wird dort ein neues Symbol eingefügt, das mit der Bezeichnung "Datenauszug aus Dokument" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Dokument Datenauszug" (Word 97) beginnt. Hinter der Bezeichnung wird außerdem ein Teil des Textauszugs angezeigt.

So nutzen Sie den neuen Textauszug für Ihre Dokumente:

Der Textauszug bleibt jetzt auch dann bestehen, wenn Sie Word oder Windows beenden. Um den Textauszug zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu nutzen, genügt ein Doppelklick auf das Symbol. Daraufhin wird Word gestartet und der Textauszug angezeigt.

Alternativ dazu können Sie das Symbol auch mit der linken Maustaste anklicken und bei gedrückter linker Maustaste in das Word-Programmfenster ziehen. Der Textauszug wird dann an der Stelle in Ihrem Word-Dokument eingefügt, an der sich beim Lösen der linken Maustaste der Mauszeiger befand. Auf diese Weise können Sie den Textauszug gezielt ohne zusätzliches Kopieren in das Zieldokument einfügen.

Beachten Sie: Vertrauliche Daten haben auf dem Windows-Desktop nichts zu suchen. Sofern Sie nicht sicherstellen können, dass niemand Zugriff auf Ihren PC hat, sollten Sie diese niemals auf dem Windows-Desktop ablegen

Screen Shot

Zum Dokumentieren oder auch nur Verschönern von Dokumenten ist die Möglichkeit sehr hilfreich, Ihren kompletten Desktop oder ein Fenster auf dem Desktop mit einem Screenshot festzuhalten. Das bewerkstelligen Sie in allen Windows-Versionen auf diesem Weg:

1. Wenn Sie die Taste [Druck] anschlagen, wird der komplette sichtbare Inhalt des Desktops in die Zwischenablage übertragen.

2. Betätigen Sie die Tastenkombination [Alt] [Druck], wird hingegen nur der aktive Fensterinhalt in die Zwischenablage übertragen. Das kann ein Programmfenster, ein Dokumentenfenster oder auch eine Windows- Fehlermeldung sein.

3. Um die grafischen Daten aus der Zwischenablage weiterverarbeiten zu können, übertragen Sie das Bild mittels "Bearbeiten/Einfuegen" in ein beliebiges Programm zur Bildbearbeitung. Auch das Programm "Paint" aus dem Standard-Windows-Zubehör können Sie einsetzen.

4. In Word fügen Sie mit diesem Befehl das Bild ebenfalls in das geöffnete Textdokument ein. Die Windows-Zwischenablage kann allerdings immer nur einen Screenshot "transportieren", sodass ein zweites Bild seinen Vorgänger in der Zwischenablage überschreibt.

Windows Vista geht einen Schritt weiter und bietet in der Zubehörgruppe des Startmenüs das "Snipping Tool". Damit können Sie nicht nur Fenster oder den gesamten Desktop, sondern beliebige Bereiche "knipsen" und sogar zusätzlich mit Freihandmarkierungen versehen.

Seitenwechsel automatisch vor einem Kapitel platziert

Damit Sie sich ab sofort nicht mehr um Seitenwechsel kümmern müssen, weisen Sie den Seitenwechsel einfach einem Absatz zu, zum Beispiel der Kapitelüberschrift. Daraufhin beginnt dieser Absatz immer auf einer neuen Seite, gleichgültig ob die vorhergehende Seite gefüllt ist.

1. Positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, der automatisch immer auf einer neuen Seite beginnen soll.

2. Rufen Sie das Menü FORMAT-ABSATZ auf und wechseln Sie auf die Registerkarte ZEILEN- UND SEITENWECHSEL bzw. -UMBRUCH (Word 2003/2002/2000) bzw. TEXTFLUSS (Word 97).

3. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen SEITENWECHSEL(-UMBRUCH) OBERHALB und schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

Typischerweise beginnen in einem Dokument die einzelnen Kapitel immer auf einer neuen Seite. Damit Sie nicht jeder Kapitelüberschrift die Absatzformatierung einzeln zuweisen müssen, erweitern Sie einfach die Formatvorlage für die „Überschrift 1“. Jetzt genügt das Formatieren der Überschriften mit der Formatvorlage, und schon setzt Word den Seitenwechsel automatisch. Die Formatvorlage ändern Sie wie folgt:

1. Rufen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG (Word 2003/2002) bzw. FORMAT-FORMATVORLAGE (Word 2000/97) auf und stellen Sie in dem Dropdown-Feld AUFLISTEN (Word 2000) bzw. ANZEIGEN (Word 2003/2002/97) die Auswahl ALLE FORMATVORLAGEN ein.

2. Markieren Sie nun den Eintrag ÜBERSCHRIFT 1.

3. Klicken Sie in Word 2003/2002 auf den Dropdown-Pfeil der Formatvorlage und wählen Sie ÄNDERN. In Word 2000/97 klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN.

4. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster FORMAT-ABSATZ.

5. Wechseln Sie im Absatz-Dialogfenster auf die Registerkarte ZEILEN- UND SEITENWECHSEL bzw. -UMBRUCH(Word 2003/2002/2000) bzw. TEXTFLUSS (Word 97) und aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen SEITENWECHSEL bzw. -UMBRUCH OBERHALB.

6. Verlassen Sie alle Dialogfenster und speichern Sie die Änderungen.

Beachten Sie, dass Sie einem Absatz auf der Registerkarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE keinen ABSATZ-ABSTAND VOR zuweisen, da der Absatz zum oberen Seitenrand hinzugerechnet wird und für einen – im Vergleich zum restlichen Dokument – vergrößerten oberen Seitenrand sorgt.

Seitenrand - Höhe trotz Kopfzeile ganz genau

Beispiel: Obwohl der obere Seitenrand auf den Standardwert von „2,5 cm“ eingestellt ist, fängt der Textkörper ungefähr vier Zentimeter weiter unten an. Grund dafür ist eine mehrzeilige Kopfzeile, deren Höhe die Positionierung des Haupttextes beeinflusst.

Analog gilt dieses Prinzip auch für die Fußzeile und ihren Einfluss auf den unteren Seitenrand.

Der Trick: Versehen Sie den oberen Seitenrand mit einem negativen Wert

Sie müssen in diesem Fall nichts weiter tun, als den oberen Seitenrand in einen negativen Wert umzukehren. Stellen Sie den oberen Seitenrand auf zum Beispiel „-6,5 cm“ ein. Damit beginnt der Haupttext an der von Ihnen gewünschten Position.

Wasserzeichen für einen einzelnen Absatz

Haben Sie schon einmal versucht, nur einem bestimmten Absatz ein Wasserzeichen zuzuordnen? Für eine ganze Seite ist das ganz einfach, aber für einen Absatz? In diesem Fall legen Sie das Wasserzeichen hinter den Text und verankern es fest mit dem Absatz. Wird dann zusätzlicher Text vor oder nach dem Wasserzeichen-Absatz eingefügt, bleibt das Wasserzeichen dennoch fest mit dem Absatz verbunden und verschiebt sich automatisch mit dem Text.

Um eine Grafik als Wasserzeichen einzufügen, gehen Sie so vor:

1. Wechseln Sie zuerst in die Seitenlayout-Ansicht (Word 2007: Registerkarte »Ansicht«, Symbol SEITENLAYOUT; Word 2003, 2002 und 2000: Menü ANSICHT, Befehl SEITENLAYOUT).

2. Platzieren Sie den Cursor am Anfang des Absatzes, den Sie mit einem Wasserzeichen hinterlegen möchten.

3. Word 2007: Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte »Einfügen«. Klicken Sie nun auf das Symbol GRAFIK.

4. Word 2003, 2002 und 2000: Rufen Sie nun das Menü EINFÜGEN-GRAFIK, Befehl AUS DATEI auf.

5. Wählen Sie die gewünschte Grafik im Dialogfenster GRAFIK EINFÜGEN aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche EINFÜGEN. Die Grafik wird jetzt am Anfang des Absatzes eingefügt. Damit Sie die Grafik frei platzieren können, klicken Sie diese mit der linken Maustaste an, sodass sie mit den acht Ziehpunkten markiert ist.

6. Word 2007: Öffnen Sie auf der Registerkarte »Format« das Dropdown-Listenfeld TEXTUMBRUCH.

7. Word 2003, 2002 und 2000: Daraufhin erscheint automatisch die Grafik-Symbolleiste. Falls die Grafik-Symbolleiste nicht erscheint, rufen Sie das Menü ANSICHT-SYMBOLLEISTEN auf und klicken auf den Befehl GRAFIK. In der Grafik-Symbolleiste klicken Sie jetzt auf das Symbol TEXTFLUSS.

8. Nun klappt ein Liste auf, in der Sie die Auswahl VOR DEN TEXT anklicken (erst wenn die Grafik korrekt platziert ist und die richtige Größe hat, legen Sie diese als Wasserzeichen »hinter« den Text). Die Grafik wird nun sofort über Ihren Text gelegt.

9. Jetzt müssen Sie die Grafik noch korrekt platzieren bzw. die Größe anpassen. Zum Verschieben klicken Sie die Grafik mit der linken Maustaste an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Grafik an die gewünschte Position.

10. Um die Größe der Grafik zu ändern, klicken Sie auf einen der Ziehpunkte und ziehen bei gedrückter linker Maustaste den Ziehpunkt in die gewünschte Richtung.

11. Damit die Grafik den Text später nicht verdeckt, passen Sie nun die Helligkeit der Grafik an. Nutzen Sie hierzu in der Multifunktionsleiste, Registerkarte »Format« (Word 2007) bzw. in der Grafik-Symbolleiste (Word 2003, 2002 und 2000) die Symbole für die HELLIGKEIT bzw. für den KONTRAST. Ihre Grafik muss so aufgehellt sein, dass sie später im Hintergrund keinen Text mehr stört.

12. Word 2007: Das Wasserzeichen soll fest mit dem Absatz verankert sein. Deshalb öffnen Sie in der Multifunktionsleiste, Registerkarte »Format« das Dropdown-Listenfeld TEXTUMBRUCH. Klicken Sie dann am Ende der Liste auf den Befehl Weitere LAYOUTOPTIONEN.

13. Word 2003, 2002 und 2002: Das Wasserzeichen soll fest mit dem Absatz verankert sein. Deshalb klicken Sie die Grafik nun mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl GRAFIK FORMATIEREN. Sobald das Dialogfenster angezeigt wird, müssen Sie auf die Registerkarte »Layout« wechseln. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche WEITERE.

14. Es öffnet sich das Dialogfenster ERWEITERTES LAYOUT. Hier wechseln Sie auf die Registerkarte »Bildposition«. Schalten Sie jetzt das Kontrollkästchen VERANKERN ein. Auch das Kontrollkästchen OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN muss eingeschaltet sein. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK.

15. Klicken Sie zum Schluss das Wasserzeichen mit der rechten Maustaste an. Im nun angezeigten Kontextmenü klicken Sie das Menü IN DEN HINTERGRUND, Befehl HINTER DEN TEXT BRINGEN (Word 2007) bzw. Menü REIHENFOLGE, Befehl HINTER DEN TEXT BRINGEN (Word 2003, 2002 und 2000) an. Jetzt liegt Ihr Wasserzeichen hinter dem Text. Fertig!

Beachten Sie, dass sich das Wasserzeichen nicht auf zwei Seiten verteilen lässt. Wenn Ihr Absatz mit dem Wasserzeichen an den unteren Rand einer Seite verschoben wird, bleibt das Wasserzeichen solange auf der ersten Seite, wie sich dort noch Text des Absatzes befindet. Auf der zweiten Seite fehlt dann das Wasserzeichen. Erst wenn auch die erste Zeile des Absatzes auf die folgende Seite wechselt, erscheint das Wasserzeichen wieder korrekt.

Tipp: Grafiken, Bilder und Fotos in Word - hier!

Serienbrief Haupt-Dokumente in normales Dokument

Wenn Sie die Hauptdokumente von Serienbrief-Aktionen archivieren, gibt es ein Problem: Die zugehörigen Daten sind meistens nicht mehr vorhanden, sodass beim Öffnen Fehlermeldungen erscheinen. Dabei können Sie aus einem Hauptdokument auch wieder eine ganz normale Word-Datei ohne Datenquelle machen.

In Word 2007 starten Sie das Seriendruck-Dokument. Wechseln Sie auf das Register SENDUNGEN. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN. Wählen Sie dann den Befehl NORMALES WORD-DOKUMENT.

Blenden Sie in Word 2003 und 2002 die Symbolleiste SERIENDRUCK ein. Hier klicken Sie auf das Symbol HAUPTDOKUMENT-SETUP, wählen dann die Option NORMALES WORD-DOKUMENT und bestätigen mit OK.

In Word 2000 und 97 wählen Sie das Menü EXTRAS-SERIENDRUCK, klicken auf die Schaltfläche ERSTELLEN und wählen den Eintrag STANDARD-WORD-DOKUMENT WIEDERHERSTELLEN. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage.

Der aktuelle Text wird jetzt wieder in ein ganz normales Word-Dokument ohne Verbindung zu einer Datenquelle umgewandelt. Die Seriendruckfelder bleiben allerdings erhalten, sodass Sie die Datei jederzeit wieder als Vorlage für einen neuen Serienbrief verwenden können.

Tipp: Serienbriefe und Serien-E-Mails mit Word - hier!

Jahreszahl - automatisch das aktuelle Datum verhindern.

Je nach PC-Konfiguration generiert Word aus der aktuellen Jahreszahl nach dem Drücken der Return-Taste das aktuelle Datum. Das verhindern Sie, indem Sie EXTRAS-AUTOKORREKTUR-(OPTIONEN) wählen, auf die Registerkarte AUTOTEXT wechseln und das Kontrollkästchen AUTOAUSFÜLLENVORSCHLÄGE ANZEIGEN (Word 2003/2002) bzw. REST DES WORTES ODER DES DATUMS WÄHREND DER EINGABE ALS TIPP (Word 2000) deaktivieren

Sortieren bei Feldfunktionen

Es ist richtig, daß sich über Feldfunktionen angelegte Einträge nur bedingt formatieren lassen. Um diese Felder editieren und bearbeiten zu können, muß vorher die Verknüpfung vom Feldergebnis zu der Feldfunktion gelöst werden. Dies erreichen Sie mit der Tastenkombination <Strg + UMSCHALTEN +
F9>. Um Ihr Inhaltsverzeichnis bearbeiten zu können, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

Lassen Sie sich das Inhaltsverzeichnis am Bildschirm anzeigen. Schalten Sie gegebenenfalls den Menüpunkt ANSICHT-FELDFUNKTIONEN aus.
Markieren Sie das Inhaltsverzeichnis und lösen die Verknüpfung zur Feldfunktion mit der Tastenkombination <Strg + UMSCHALTEN + F9>. Bitte beachten Sie, daß das Lösen der Verknüpfung das Feld selbst löscht und das Feldergebnis, hier das Inhaltsverzeichnis, als konstanter Text fest in das Dokument eingefügt wird. Ein Umschalten zur Feldfunktion sowie das Aktualisieren des Feldes ist daher nicht mehr möglich.

Jetzt können Sie das Inhaltsverzeichnis wie normalen Text bearbeiten und über EXTRAS-SORTIEREN nach den Gliederungsüberschriften oder Verzeichniseintragsfeldern sortieren.

Kopie von Inhaltsverzeichnis machen und anschließend sortieren!

Großen Schriftgrad einfach per Mausklick auswählen

Sie benötigen für ein Dokument einen höheren Schriftgrad als 72 Punkt? Auch wenn das entsprechende Dropdown-Listenfeld SCHRIFTGRAD den Eindruck erweckt, dass es nicht größer geht – es geht größer!

Lassen Sie sich nicht durch die Word-Vorgaben abschrecken. Denn Word zeigt nur eine kleine Auswahl möglicher Schriftgrößen an.

1. Um die neue Schriftgröße festzulegen, markieren Sie zuerst den gewünschten Text.

2. Jetzt klicken Sie mit der linken Maustaste direkt in das Texteingabefeld, in dem die Schriftgröße angezeigt wird.

3. Überschreiben Sie die Vorgabe mit der benötigten Größe, beispielsweise 150.

4. Wenn Sie die Größe mit Return bestätigen, wird der Text in der neuen Größe formatiert.

In dem Schriftgrößen-Dropdown-Listenfeld zeigt Word nur die Schriftgrößen an, die sich in der Praxis besonders bewährt haben. Alternativ dazu können Sie wie zuvor erläutert auch Schriftgrößen von 1 bis maximal 1638 Punkt festlegen.